Pokud jste nový uživatel wflow, může být složité se v systému zorientovat, tento článek má za cíl usnadnit novému uživateli používání systému a pomoci s některými činnostmi, které nemusí být na první pohled intuitivní, jako jsou například:

1) Nahrání dokladu

2) Oběh dokumentu

3) Kontrola dokladu

4) Schvalování dokladu

5) Detail dokumentu

6) Komentáře

7) Filtry, sloupce

8) Nastavení notifikací a osobních preferencí

9) Technická podpora

Jsou tři způsoby jak nahrát doklad do systému.

Kliknutím na tlačítko přidat doklady, se zobrazí tabulka pro nahrání dokladu. Zde vyberte kam má být doklad nahrán a o jaký druh dokladu se jedná. Tímto způsobem je vždy možné nahrát doklady pouze do jedné ze sekcí v systému (Přijaté faktury, účtenky...).

Maximální počet takto nahraných dokladů je 50 souborů o maximální velikosti 100 Mb.

Pro automatické nebo manuální přeposílání dokladů do wflow, lze využít a definovat sběrné e-maily. Tyto sběrné e-maily jsou definovány administrátorem organizace.

Pokud jsou na tuto adresu přeposlány doklady, automaticky se založí jako nové záznamy ve wflow. Nastavením přeposílání z původní adresy, lze tuto činnost automatizovat.

Sběrný e-mail vždy vede do konkrétní sekce ve wflow. Vytvořením více sběrných adres, lze při přeposílání doklady třídit do správných sekcí a rovnou je například třídit na faktury přijaté, zálohy a účtenky.

Maximální počet příloh přeposlaného e-mailu je 20 o maximální velikosti 50 Mb. Do tohoto limitu jsou počítány všechny přílohy, které daná zpráva obsahuje (obrázky, loga, podpisy atd.).

Více o nastavení sběrných e-mailů se můžete dočíst v samostatném článku.

Uživatelé wflow mohou také využít funkci skenování, která se nachází v mobilní aplikaci.

Mobilní aplikaci lze stáhnout pro iOS i pro Android.

Po přihlášení do aplikace přejděte do sekce skenování, zde je již možnost využít fotoaparát telefonu nebo nahrát již vyfocené doklady.

Pomocí aplikace je možné nahrát i více dokladů najednou a doplnit k nim komentář a informace o účtování.

Více o možnostech mobilní aplikace se můžete dozvědět v samostatném článku.

V závislosti na nastavení systému, může doklad vstupovat do několika odlišných stavů v rámci svého životního cyklu ve wflow. Uživatel s patřičnými oprávněními pak může doklad v rámci oběhu upravovat, kontrolovat a posouvat do dalších fází.

1) Nový dokument - doklady které jsou nově nahrané, vytvořené, nebo u nich nebyla spuštěna automatizace oběhu (např. z důvodu více pdf v jednom záznamu). Nemají vyplněna žádná data z dokladu.

2) Čeká na odeslání na vytěžení - U tohoto dokladu byl spuštěn proces vytěžování, avšak doklad ještě nebyl odeslán ke zpracování službou Rossum. Pokud doklad zůstane v tomto stavu, může u něj být technická nebo formální chyba (např. nepodporovaný formát), jinak je tento stav automaticky posouván dále.

3) Chyba odesílání - nedošlo k odeslání tohoto dokladu z důvodu technických potíží, nebo chybného souboru daného dokladu.

4) Úspěšně odesláno na vytěžení - doklady byly odeslány ke zpracování službou Rossum a postupně budou vytěženy. Pokud doklady v tomto stavu zůstávají delší dobu a nejsou vytěženy, kontaktujte technickou podporu.

5) Vytěžen/Vyplněn - u dokladu byla vytěženy data pomocí Rossum, nebo z formátu ISDOC, nebo byl doklad vyplněn manuálně uživatelem.

6) Ke kontrole - tyto doklady čekají na kontrolu vytěžená v prostředí Rossum, kontrolu načtených dat z ISDOC, nebo kontrolu vyplněných dat v případě dokladů vystavovaných přímo ve wflow. Jak kontrolovat doklady se můžete dočíst níže v tomto článku.

7) Zkontrolováno - U dokladu byla provedena validace dat a čekají na schválení/odeslání do účetního systému.

8) Odesláno - doklad byl odeslán e-mailem dodavateli/odběrateli, využívá se v případě vystavování dokladů přímo ve wflow.

9) Čeká na odeslání do ERP - doklady dostaly příkaz k zaúčtování do účetního systému a čekají na automatické odeslání, manuální export nebo natažení ze systému v závislosti na využívaném ERP.

10) Chyba odesílání do ERP - Technická nebo formální chyba znemožnila dokladu být zapsán do účetního programu. (např. nesprávně uvedena dokladová řada či způsob platby).

11) Odeslán do ERP - Doklad byl úspěšně odeslán do účetního systému

12) Částečně dodáno - využívá se pro kontrolu obdržených artiklů v případě objednávek

13) Dodáno - všechny artikly z objednávky byly úspěšně dodány odběrateli

Kontrola dokladu se provádí v sekci Mé úkoly -> Ke kontrole. Zde se zobrazují všechny doklady, ke kterým má kontrolor přístup a jsou ve stavu "ke kontrole". Po rozkliknutí dokladu se zobrazí buď černé prostředí Rossum, nebo prostředí wflow (v případě formátu ISDOC), ve kterých uživatel provádí kontrolu dat.

Data z ISDOC systém automaticky načítá a jejich validace probíhá pouze na úrovni wflow. Rozkliknutím dokladu v sekci Ke kontrole, lze manuálně opravit nebo doplnit informace. Doklad potvrdíte tlačítkem Potvrdit v dolní části obrazovky.

Více o práci s formátem ISDOC se můžete dočíst v samostatném článku.

1. Druhou částí sekce Mé úkoly, je sekce - Ke schválení. Zde se zobrazují všechny doklady, ke kterým se vyjadřujete v rámci schvalovací cesty. Doklady lze schválit/zamítnout/vrátit z přehledu nebo po rozkliknutí z jejich detailu.

Vrácení nebo zamítnutí dokladu vyžaduje komentář s odůvodněním.

Po napravení nedostatků, doklad posouvá ve schvalovací cestě dále právě uživatel, který doklad vrátil nebo zamítnul.

2. V závislosti na nastavení přístupu k dokladům, je možné využít i sekci všechna schvalování (1), kde se zobrazují všechny doklady, u kterých je aktivní proces schvalování a ke kterým máte přístup.

Po rozkliknutí dokladu v přehledu všech dokladů, se zobrazí okno s jeho detailem. Zde se nachází všechny informace o dokladu.

1) V levé části můžete zobrazit pole s historií dokladu, validacemi (varování a chyby), komentáři, případně zobrazit či skrýt sekci položek dokladu (4).

2) Ve střední části se zobrazují vytěžené, načtené nebo vyplněné údaje z dokladu. Rozdělují se do několika tematických podsekcí, které můžete libovolně přesouvat pomocí funkce drag and drop, dle svých preferencí.

3) V levé části naleznete náhledové okno dokladu a pod ním seznam položek (4) . V pravém horním rohu lze doklad odemknout a případně využít tlačítko více možností (5), kde můžete provést další akce s dokladem v závislosti na nastavených uživatelských právech.

S detailem dokumentu souvisí i sekce komentářů. Komentáře slouží k diskusi nad dokladem, lze v nich označit pomocí symbolu @ ostatní uživatele či organizační role.

Komentáře jsou součástí auditní stopy a nelze je odstraňovat.

Pokud označíte uživatele, zobrazí se mu tento doklad v sekci Mé Úkoly -> Komentáře. Po takovém označení a vyřešení situace, kliknutím na tlačítko Vyřešit, uživatel dává najevo svou aktivitu a doklad se v sekci Komentáře, přestává zobrazovat.

Filtrování zahájíte tlačítkem se symbolem "trychtýře" vedle sekce hledat.

Kritéria pro filtraci volte pomocí zaškrtávacích polí. Můžete vybrat i více polí najednou.

Jakmile budete mít vybraná kritéria pro filtraci, klikněte na Použít filtr.

Filtr si můžete také uložit pro příští použití.

Pro snadnější práci s doklady si lze přizpůsobit zobrazení údajů na přehledu dokladu. V pravé části klikněte na ikonu nastavení sloupců.

Následně již můžete opět pomocí přesouvání sloupců myší z jedné strany na druhou (z neaktivních do aktivních a naopak) definovat které sloupce se mají zobrazovat a v jakém pořadí. Pro usnadnění vyhledávání využijte vyhledávač v horní části okna.

V sekci Nastavení (1)-> Můj profil (2) můžete definovat jazyk aplikace (3) ve kterém si přejete pracovat a výchozí stránku (4), která se bude zobrazovat po přihlášení do systému

V této sekci se také definují e-mailová upozornění na události v dané organizaci. Upozornění uživatel obdržíte jednou denně v noci na e-mailovou adresu, která je vaším přihlašovacím jménem do wflow.

Pro každou organizaci které jste členem, je nutno definovat tyto notifikace individuálně a jejich nastavení může být odlišné.

V případě jakýchkoliv potíží s prací ve wflow obraťte se na technickou podporu pomocí bubliny chatu v pravém dolním rohu. Budete vyzváni k zodpovězení několika kvalifikačních otázek, které nám pomáhají lépe zodpovědět váš dotaz. Následně dojde k odkazu na další články ze sekce nápovědy, nebo ke kontaktu technika.