Práce v prostředí Rossum

Do prostředí Rossum se uživatel dostane dvěma způsoby,

Rozkliknutím sekce “Ke kontrole” (1,2) v levé části prostředí wflow a kliknutím na záznam dokladu. (3)

Z detailu dokumentu, kliknutím na ikonu Rossum. (1)​

TIP: Doklady v sekci "ke kontrole" můžete snadno třídit pomocí vytvořených štítků. Například dle uživatelů, kteří je kontrolují.

Po prokliknutí do černého prostředí služby Rossum na pravé straně uvidíte vytěžený dokument ke zkontrolování, na levé straně pak vytěžená data k opravě.

Po kliknutí pole v levé části obrazovky se zobrazí vodící lišta. Ta ukazuje místo v dokladu, kde program získal informaci, kterou následně doplnil do příslušného pole.

Zobrazená jsou pouze pole, která jsou z dokladu vytěžena - a to ve dvou barvách.

Barva zvýraznění má pak i informativní účel:

·zelená - vytěžený údaj z dokumentu

·červená - vytěžený údaj z dokumentu, který má validační chybu (např. pokud údaj neodpovídá formátu pole; IČ dodavatele, které se nepodařilo ověřit;..)

Pokud by došlo k nesprávnému vytěžení daného pole, uživatel má dvě možnosti opravy - pole manuálně přepsat, nebo posunutím či rozšířením označeného místa, označit pole jiné.

Pokud potřebujete označit úplně jiné místo v dokumentu, stiskněte klávesu ALT / OPTION. Následně se zvýrazní veškerá data na faktuře a můžete tak vybrat jakýkoliv údaj a do vybraného pole ho přenést.

Doporučujeme pokud je to možné, využívat druhou variantu. Při této akci, lze program pro budoucí obdobné doklady naučit místo na dokladu pro přesnější vytěžování. V případě manuálního přepsání, k tomuto učení nedojde.

TIP: V prostředí Rossum se lze také velmi snadno pohybovat pomocí tlačítka TAB.

Tuto rekapitulaci naleznete v tomto prostředí přímo pod náhledem dokladu. Jednotlivé řádky rekapitulace lze manuálně přidat nebo odstranit dle potřeby.

Začněte nakreslením ohraničujících rámečků kolem hodnot v prvním řádku tabulky, které chcete extrahovat z dokumentu. Rossum automaticky navrhne hodnoty pro další řádky.

Pokud jsou návrhy správné, je důležité použít možnost Přijmout, aby byly skutečně extrahovány.

Kliknutím na štítek vyberte sloupec, řádek nebo celou stránku. Poté můžete štítek sloupce změnit, potvrdit jej nebo odstranit. Můžete také vybrat skupinu ohraničujících políček podržením klávesy Shift a tažením myši.

Pokud je dodavatel na dokladu neplátce DPH, systém automaticky označí tento doklad, jako doklad s nulovou sazbou DPH. Úprava rekapitulace pak již následně není možná.

Pokud vytěžujete i položky faktury, jejich přehled naleznete pod náhledem dokladu, obdobně jako rekapitulaci DPH.

Jak pracovat s položkami a jejich vytěžováním, naleznete ve vedlejším článku Jak vytěžovat položky.

I v prostředí Rossum lze doklady komentovat. Pokud si přejete přidat komentář. Stiskněte ikonu se symbolem "bubliny" v levé části obrazovky a zobrazí se prostředí pro přidání komentářů.

V případě že vám bylo zasláno více dokladů v rámci jednoho souboru, můžete využít funkci Rozstříhání.

Při kontrole souboru v ROSSUM jednoduše doklad rozdělíte nástrojem nůžek, který naleznete nahoře v levé liště.

Po rozstřižení souboru se všechny nově vzniklé dokumenty vytěží a i s vytěženými daty se zobrazí ve wflow. Důležité je zmínit, že pouze původní doklad si drží auditní stopu (email odesílatele apod.). Původní (nerozstříhané) PDF zůstane jako vedlejší příloha u původního dokumentu.