Základní informace o Úložišti
Úložiště slouží k archivaci souborů, které nenajdou své uplatnění v sekci Dokumenty
Soubory můžou být libovolného typu a velikosti. Zobrazovat obsah souborů lze momentálně pouze u souborů typu PDF a obrázkových formátů (JPEG, PNG, GIF a pod.).
Do Úložiště se lze dostat po kliknutí na ikonu Úložiště (levé menu, pod ikonou Dokumenty).
V úložišti lze jednoduše vyhledávat a filtrovat uložené soubory stejně jako v jiných složkách.
Úložiště - práce se složkami
V rámci úložiště lze jednoduše po kliknutí na možnosti u dané složky (tři tečky) přidávat, odebírat, přejmenovávat, nastavovat přístupy, nebo přesouvat složky a podsložky.
Vytvoření složky
Složku lze přidat jak do kořenového adresáře úložiště - přes tlačítko Přidat složku, tak již i do existující složky, využijte rozšířenou nabídku pod "třemi tečkami" Po kliknutí vyberete Přidat složku. Formulář pro vytvoření složky obsahuje informaci Cílová složka, tzn. kde bude složka nahrána, a pole pro zadání názvu nové složky.
Složky ve stejném cílovém adresáři nesmí mít stejný název.
Nastavení přístupu do složky
Krom toho, že lze nastavit přístup pro konkrétní soubory, tak lze nastavit i přístup pro celé adresáře. Kliknete na Více nástrojů u složky a vyberte akci Nastavit přístup. Přístup se nastavuje na základě rolí - v pravé části jsou k nabídce dostupné role, které lze pak přesunout do levé části, která slouží k nastavení práv. Po uložení se uživatelům s vybranou rolí zobrazí adresář, podadresáře a příslušné soubory.
Úložiště - práce se soubory
Nahrávání souborů
Do úložiště je možno nahrát soubory dvěma způsoby a to přímo ze zařízení, nebo pomocí sběrného e-mailu.
Nahráním ze zařízení:
Po kliknutí na tlačítko "Nahrát soubory" se zobrazí tabulka, kde je možno změnit aktuální cestu, kam chcete soubory nahrát tlačítkem "Vybrat složku". Soubory je možno nahrát přes tlačítko Procházet zařízení, nebo přetáhnutím z Vašeho lokálního zařízení. Po kliknutí na Nahrát se soubory automaticky nahrají do zvolené cílové složky.
Sběrným e-mailem:
Nastavení sběrných e-mailů naleznete v Nastavení -> E-maily
Po vytvoření nového sběrného e-mailu vyberte pole složka (1), následně je ještě třeba definovat cestu k dané složce či podsložce (2)
Soubory a zprávy odeslané na tuto adresu se následně budou ukládat do této složky.
Stahování souborů
Sáhnout soubory z Úložiště lze několika způsoby:
Pomocí volby "více možností" (tři tečky), ať už jednotlivě, nebo hromadně (Tyto soubory následně budou staženy ve formátu .zip).
Z detailu souboru, v pravém horním rohu se nachází tlačítko stáhnout.
Volitelná pole
Stejně jako u Knihy dokumentů, je i v Úložišti možnost si nastavit Volitelná pole, které bude dostupné po všechny soubory v Úložišti. Klasicky se nabízí možnost zobrazení v detailu, možnost úpravy, výběr datového typu a pořadí.
Následně můžete na základě těchto polí filtrovat uložené soubory.
Schvalování
Soubory v Úložišti můžete schvalovat stejně tak, jako soubory v Přehledu dokumentů.
V prvním kroku je třeba nastavit schvalovací cestu. Tento postup je uveden v článku:
Manuální přiřazení schvalovací cesty
Dle obrázku níže nastavíte schvalovací cestu k souboru:
Veškeré soubory ke schválení následně uvidí jejich schvalovatel ve složce "Mé schválení".
Jiné funkce
Soubory v Úložišti možno také zamykat, využit časové razítko a podpis, a nastavit přístup pro konkrétní role.
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte se na nás obrátit skrze bublinu chatu ve wflow.com vpravo dole. 🤝