K čemu slouží automatizace workflow:
Automatizace workflow slouží k nastavení automatizovaného oběhu dokumentů ve vaší organizaci.
Nastavení automatizace workflow:
V tomto článku naleznete tyto body nastavení automatizace:
Vytvoření nového workflow:
Nové workflow můžete vytvořit v Nastavení -> Automatizace workflow pomocí tlačítka "Nové workflow"
Následně můžete upravit název a popis nového workflow.
Po vytvoření nového workflow je nutno vybrat typy dokumentů, kterých se bude týkat. V tomto příkladu se jedná o přijaté faktury. Výběr potvrďte tlačítkem použít.
Každé vytvořené workflow je vázané na konkrétní typy dokumentů a určuje:
Jaké kroky se mají v rámci workflow stát a jejich pořadí (např. možnost vypnout vytěžování pro účtenky)
Jaké kroky se mají provést automaticky (například odeslání do ERP po schválení)
Za jakých podmínek se má provést krok automaticky.
Kopírování workflow:
Kopírování workflow se může hodit například, pokud chcete použít stejné schvalovací cesty pro více druhů dokumentů, které nemohou být nastavené v rámci stejného workflow (objednávky a přijaté faktury).
Vytěžování:
Pokud si přejete vytěžovat vybrané typy dokumentů v daném workflow, vytěžování aktivujete pomocí přepínače v sekci vytěžování.
Pokud si přejete dané typy dokumentů vytěžovat automaticky, po jejich nahrání, použijte přepínač manuálně/automaticky.
Pokročilá nastavení automatizace:
Pro vytěžování lze nastavit i další podmínky pro jeho automatizaci nebo definovat, které typy přijatých faktur budou vytěženy. Případně omezit automatické vytěžování dokumentů dle dalších podmínek, například dle zakázky.
V tomto příkladu se budou tedy automaticky vytěžovat pouze doklady nahrané uživatelem Jan Novák.
Kontrola dat:
Pokud si přejete kontrolovat dokumenty v daném workflow, možnost jejich odesílání ke kontrole aktivujete pomocí přepínače v sekci vytěžování
Automatické odesílání ke kontrole opět zapnete tlačítkem manuálně/automaticky nad sekcí kontrola dat.
Pokročilá nastavení automatizace:
I pro kontrolu dat, je možné nastavit více podmínek, za kterých dochází k přístupu ke kontrole dokumentů. Můžete například tedy nyní rozdělit typy dokumentů přijatých faktur na ty které kontrolovány budou a ty které se budou automaticky odesílat do ERP.
V tomto příkladu, není třeba kontrolovat doklady od dodavatelů v seznamu, tedy budou z kontroly vyloučeny.
Odesílání do ERP:
Pokud chcete dokumenty v tomto workflow odesílat do ERP, aktivujte přepínač odesílání do ERP.
Dané typy dokumentů můžete odesílat do ERP dvěma způsoby, manuálně a automaticky.
Pro automatické odesílání aktivujte přepínač manuálně/automaticky.
Automatizaci odesílání do ERP je možno upravit pomocí rozšířeného nastavení, podobně jako automatizaci vytěžování nebo kontroly.
V tomto příkladu budou odesílány pouze přijaté a zálohové faktury, ostatní doklady zpracované daným workflow, odeslány nebudou.
Přiřazení schvalování:
Jak k workflow přidat schvalovací cesty a jak je automatizovat se můžete dočíst v navazujícím článku.
Další automatizované akce:
V rámci workflow je možné automatizovat některé operace s doklady. O možnostech těchto akcí a jejich nastavení, se můžete dočíst v tomto článku.
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte se na nás obrátit skrze bublinu Intercomu ve wflow.com vpravo dole. 🤝