Kromě možnosti automatizovat oběh dokladů a jejich schvalování, je možné nastavit i další automatické akce, které vám usnadní práci s doklady.
Tyto akce je možné přidávat mezi jednotlivé základní kroky automatizace (Vytěžení, Kontrola dat, Odeslání do ERP).
Chcete-li přidat takovouto akci, klikněte na tlačítko +
Následně zvolte možnost - Další akce.
Možnosti automatizovaných akcí:
Pro každé workflow automatizace máte na výběr z těchto akcí. Je možné přidat i více akcí za sebou, nebo kombinovat tyto akce se schvalováním.
Změna popisu dokumentu:
Na základě nastaveného parametru upraví popis dokladu. Tímto způsobem lze například zpřehlednit doklady za využívané služby.
Vyplňte název automatizace (1)
Definujte podmínky za kterých bude akce provedena. V tomto příkladu je využita podmínka pro IČ partnera (2).
Do pole popis dokumentu vepište vámi požadovaný text (3), na který se má popis dokladu upravit. Pokud si přejete k popisu automaticky přidávat i datum, klikněte na tlačítko {+} a vyberte si z nabídky. (4)
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Aktualizace účtování hlavičky
Pokud u některého z dodavatelů využíváte stále stejná pole zaúčtování, můžete jejich doplňování také automatizovat.
V horní části tabulky vyberte podmínky a hodnoty za kterých se má automatizace spustit
Následně opět v dolní části definujte hodnoty, které budou automaticky vyplněny.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Přiřazení šablony položek:
Usnadní práci s rozúčtováním dokladu na jednotlivé položky. Například v případě dokladů, které potřebujete rozúčtovat na jednotlivé zaměstnance.
Po vytvoření příslušné šablony položek - jak na to se můžete dočíst v našem článku zde
V horní části tabulky vyberte podmínky a hodnoty za kterých se má automatizace spustit.
Následně opět v dolní části vyberte šablonu, které budou automaticky přiřazena.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Změna typu dokumentu:
Usnadní třízení dokladů do jednotlivých "podsložek" dokladů.
V horní části tabulky vyberte podmínky a hodnoty za kterých se má automatizace spustit.
Následně opět v dolní části vyberte typ dokumentu do kterého budou doklady automaticky přesunuty.
Například zde budou přesouvány všechny zahraniční doklady do svého vlastního typu.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Přiřazení štítku:
Usnadní třízení a vyhledávání dokladů. Díky této funkci můžete přiřadit rychlý filtr pro všechny doklady z konkrétního střediska vaší společnosti.
V horní části tabulky vyberte podmínky a hodnoty za kterých se má automatizace spustit.
Následně opět v dolní části vyberte štítek který bude automaticky přiřazen.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Nastavení přístupu k dokumentu:
Pokud máte omezen přístup k dokladům, můžete touto akcí přiřadit přístup i dalším uživatelům, kteří by dle výchozího nastavení přístup nezískali.
V horní části tabulky vyberte podmínky a hodnoty za kterých se má automatizace spustit.
Následně opět v dolní části vyberte vyberte uživatele nebo Týmy, kterým má být přístup přidán.
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte obrátit se na nás skrze bublinu chatu ve wflow.com vpravo dole. 🤝