Kromě možnosti automatizovat oběh dokladů a jejich schvalování, je možné nastavit i další automatické akce, které vám usnadní práci s doklady.
Tyto akce je možné přidávat mezi jednotlivé základní kroky automatizace (Vytěžení, Kontrola dat, Odeslání do ERP).
Chcete-li přidat takovouto akci, klikněte na tlačítko +
Možnosti automatizovaných akcí:
Pro každé workflow automatizace máte na výběr z těchto akcí. Je možné přidat i více akcí za sebou, nebo kombinovat tyto akce se schvalováním.
Seznam zde:
Změna popisu dokumentu:
Na základě nastaveného parametru upraví popis dokladu. Tímto způsobem lze například zpřehlednit doklady za využívané služby.
Do pole popis dokumentu vepište vámi požadovaný text, na který se má popis dokladu upravit. Následně pak definujte podmínky za kterých bude akce provedena.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Aktualizace účtování hlavičky (Nahradit položky ze šablony)
Pokud u některého z dodavatelů využíváte stále stejná pole zaúčtování, můžete jejich doplňování také automatizovat.
V horní části tabulky vyberte všechny hodnoty polí, které se mají doplnit.
Následně opět v dolní části definujte podmínky, za kterých dojde k vyplnění daných polí. Zde například na základě e-mailové adresy odesílatele.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Přiřazení šablony položek:
Usnadní práci s rozúčtováním dokladu na jednotlivé položky. Například v případě dokladů, které potřebujete rozúčtovat na jednotlivé zaměstnance.
Po vytvoření příslušné šablony položek - jak na to se můžete dočíst v našem článku zde
V horní části tabulky vyberte danou šablonu. V dolní části pak definujte podmínky za kterých bude přiřazena. Nejčastěji se zde bude jednat o IČ/DIČ, nebo jméno Partnera.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Změna typu dokumentu:
Usnadní třízení dokladů do jednotlivých "podsložek" dokladů.
V horní části zvolte typ dokumentu, kam mají být doklady přesunuty. V dolní části tabulky definujte podmínky přiřazení. Například zde budou třízeny všechny zahraniční doklady do své vlastní složky.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Přiřazení štítku:
Usnadní třízení a vyhledávání dokladů. Díky této funkci například můžete přiřadit rychlý filtr pro všechny účtenky od konkrétní osoby.
V horní části tabulky vyberte štítek ze seznamu, nebo napsáním požadovaného znění, vytvořte nový. V dolní části pak definujte podmínky přiřazení.
Další akci stejného typu pak přidáte spodním tlačítkem - Přidat podmínku.
Nastavení přístupu k dokumentu:
Pokud máte omezen přístup k dokladům, můžete touto akcí přiřadit přístup i dalším uživatelům, kteří by dle výchozího nastavení přístup nezískali.
V horní části tabulky vyberte uživatele kterým má být přístup přidán. V dolní pak podmínky za kterých k přidání dojde. V tomto případě se přístup přiřadí dalším uživatelům po schválení všech dokladů.
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte obrátit se na nás skrze bublinu chatu ve wflow.com vpravo dole. 🤝