Zusätzlich zur Automatisierung des Umlaufs und der Genehmigung von Dokumenten ist es auch möglich, andere automatische Aktionen einzurichten, die Ihnen die Arbeit mit Dokumenten erleichtern.
Diese Aktionen können zwischen den einzelnen grundlegenden Automatisierungsschritten (Datenextraktion, Datenüberprüfung, Senden an ERP) hinzugefügt werden.
Um eine solche Aktion hinzuzufügen, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche „+“.
Nachdem Sie auf das „+“-Symbol geklickt haben, wählen Sie „Weitere Aktionen“:
Optionen für automatisierte Aktionen:
Für jeden Automatisierungs-Workflow haben Sie die Wahl zwischen diesen Aktionen. Es ist möglich, mehrere Aktionen hintereinander hinzuzufügen oder diese Aktionen mit Genehmigungen zu kombinieren.
Dokumentenbeschreibung ändern:
Basierend auf dem eingestellten Parameter passt es die Dokumentenbeschreibung an. Auf diese Weise können beispielsweise Dokumente für genutzte Dienstleistungen übersichtlicher gestaltet werden.
Geben Sie den Namen der Automatisierung ein.
Definieren Sie die Bedingungen, unter denen diese spezifische Aktion ausgeführt wird. In diesem Beispiel wird die Bedingung für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Partners verwendet.
Geben Sie im Feld für die Dokumentenbeschreibung unten den Text ein, den die Beschreibung des betreffenden Dokuments enthalten soll. Wenn Sie der Beschreibung automatisch ein Datum hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche {+} und wählen Sie aus dem Menü.
Nachdem Sie die Einrichtung der automatisierten Aktion abgeschlossen haben, bestätigen Sie die Einstellungen einfach durch Klicken auf „Anwenden“.
Sie können eine weitere Aktion des gleichen Typs himzufügen mit dem Button Bedingungen hinzufügen, wie Sie unten sehen können.
Buchungsdaten im Belegkopf aktualisieren
Wenn Sie für bestimmte Lieferanten dieselben Buchungsfelder verwenden, können Sie das Ausfüllen dieses Feldes auch automatisieren.
Wählen Sie im oberen Teil der Tabelle die Bedingungen und Werte aus, die diese Automatisierung auslösen.
Definieren Sie anschließend im unteren Teil die Werte, die automatisch ausgefüllt werden. Im folgenden Beispiel wird die Kostenstelle 042 automatisch ausgefüllt.
Sie können erneut eine weitere Aktion des gleichen Typs über die Schaltfläche „Bedingung hinzufügen“ hinzufügen.
Positionenvorlage zuweisen
Diese Option kann dabei helfen, ein Dokument in einzelne Positionen aufzuteilen. Zum Beispiel bei Dokumenten, die Sie nach einzelnen Mitarbeitern aufteilen müssen.
Wählen Sie im oberen Teil der Tabelle die Bedingungen und Werte aus, die die Automatisierung auslösen.
Wählen Sie anschließend im unteren Teil die Vorlage aus, die automatisch zugewiesen wird.
Wie zuvor können Sie eine weitere Aktion des gleichen Typs über die Schaltfläche „Bedingung hinzufügen“ hinzufügen.
Dokumententyp ändern
Erleichtert das Sortieren von Dokumenten in einzelne Dokumenten-„Unterordner“.
Wählen Sie im oberen Teil der Tabelle die Bedingungen und Werte aus, unter denen die Automatisierung ausgelöst werden soll.
Wählen Sie dann im unteren Teil den Dokumententyp aus, in den die Dokumente automatisch verschoben werden.
Im folgenden Beispiel werden beispielsweise alle ausländischen Dokumente in ihren eigenen Typ verschoben.
Wie zuvor können Sie eine weitere Aktion des gleichen Typs über die Schaltfläche „Bedingung hinzufügen“ hinzufügen.
Schlagwort zuweisen
Kann beim Sortieren und Suchen von Dokumenten helfen. Mit dieser Funktion können Sie einen Schnellfilter für alle Dokumente aus einem bestimmten Zentrum Ihres Unternehmens zuweisen.
Wählen Sie im oberen Teil der Tabelle die Bedingungen und Werte aus, unter denen die Automatisierung ausgelöst werden soll.
Wählen Sie dann im unteren Teil das Tag aus, das automatisch zugewiesen wird.
Wie zuvor können Sie eine weitere Aktion des gleichen Typs über die Schaltfläche „Bedingung hinzufügen“ hinzufügen.
Dokumentenzugriff festlegen
Wenn Sie den Zugriff auf Dokumente eingeschränkt haben, können Sie mit dieser Aktion anderen Benutzern Zugriff zuweisen, die gemäß den Standard-Unternehmenseinstellungen keinen Zugriff erhalten würden.
Wählen Sie im oberen Teil der Tabelle die Bedingungen und Werte aus, unter denen die Automatisierung ausgelöst werden soll.
Wählen Sie dann im unteren Teil die Benutzer oder Teams aus, denen Zugriff hinzugefügt werden soll.
Abschließende Anmerkung:
Wenn Sie Bedingungen wie Partner-ID, USt-IdNr. verwenden, muss dieser Partner bereits im Bereich Partner angelegt sein.
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝