Dieser Artikel ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:
Was ist Budgetplanung und warum ist sie nützlich?
Die Budgetplanung ist ein nützliches Instrument für das Finanzmanagement. Sie ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben zu planen, ihre tatsächlichen Ausgaben zu verfolgen und schnell auf Abweichungen vom Plan zu reagieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ressourcen des Unternehmens effizient eingesetzt werden und die Budgets für Projekte oder Abteilungen unter Kontrolle sind.
Bestellungen, Rechnungen und Budget
Bestellungen sind ein Schlüsselelement des Budgetmanagements:
Wenn eine Bestellung erstellt wird, wird ein Teil des Budgets als "Bestellt" blockiert,
Nach Erhalt einer mit der Bestellung verknüpften Rechnung wird der Betrag von "Bestellt" nach "Ausgegeben" verschoben.
Dies schafft einen genauen Überblick darüber, wie viel vom Budget bereits ausgegeben wurde, wie viel für Bestellungen gebunden ist und wie viele freie Mittel noch vorhanden sind.
Wie erstellt man ein neues Budget?
Gehen Sie im linken Menü im Bereich Finanzen zum Abschnitt Budget. Hier können Sie Ihr erstes Budget erstellen.
In der folgenden Tabelle müssen Sie den Namen dieses Budgets eingeben.
Sie können eine Gruppe von Budgets auswählen oder erstellen. Dies ist eine effektive Methode, um einzelne Budgets zu organisieren und zu sortieren.
Anschließend können Sie die Kostenstelle angeben, für die das Budget gilt. Gleichzeitig können Sie die Zuweisung von Dokumenten zu diesem Budget basierend auf einer angegebenen Kostenstelle automatisieren.
Die Schaltfläche Budgetüberschreitung verbieten legt dann fest, ob es möglich sein wird, Dokumente zu dem gegebenen Budget hinzuzufügen, die mit ihrem Betrag das festgelegte Limit überschreiten würden.
Der Budgetzeitraum wird immer auf 12 Monate entsprechend dem angegebenen Abrechnungszeitraum festgelegt. Sie können den Abrechnungszeitraum unter Einstellungen -> Organisationsprofil bearbeiten. Die Auswahl des Abrechnungszeitraums ist ein Pflichtfeld beim Erstellen eines Budgets.
Der Zugriff auf das Budget bestimmt dann, welche Benutze das Budget einsehen können. Alle Benutzer, die keine Budgetmanager sind und das Budget sehen sollen, müssen in diesem Abschnitt hinzugefügt werden.
Nachdem Sie alle Ihre Auswahlen bestätigt haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Budgets für einzelne Monate im angegebenen Zeitraum eingeben können. Alternativ können Sie einen Betrag für den gesamten Zeitraum eingeben, der dann gleichmäßig über den gesamten Zeitraum umgerechnet wird.
Budgetübersicht
In der Übersicht aller Budgets sehen Sie eine übersichtliche Tabelle der einzelnen Budgets.
Der Ausgabenstatus wird dann als Prozentsatz in der Statusleiste angezeigt.
Durch Auswahl der Schaltfläche für weitere Optionen können Sie das Budget bearbeiten, kopieren oder löschen.
Budgetdetails
Die Budgetdetails sind in mehrere Abschnitte unterteilt:
Grundlegende Informationen - Name, Zugriff, Zeitraum, Währung und Einstellungen.
Übersicht über den Gesamtausgabenstatus und ein Diagramm der Ausgaben in den einzelnen Monaten. Durch Klicken auf einen Monat im Diagramm werden die relevanten Dokumente angezeigt, die für diesen Monat mit diesem Budget verknüpft sind.
Im unteren Teil der Übersicht kann der Benutzer Dokumente aus dem angegebenen Budget und Zeitraum einsehen. Die Dokumente werden gemäß den Dokumentenzugriffseinstellungen angezeigt.
Manuelle und automatische Zuweisung von Dokumenten zu einem Budget
Manuelle Zuweisung
Um ein Dokument einem Budget zuzuordnen, öffnen Sie zuerst die Dokumentendetails. Gehen Sie danach zum Abschnitt Budget und klicken Sie auf die Schaltfläche Budget hinzufügen.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie ein Budget hinzufügen möchten, öffnet sich ein neues Menü. Wählen Sie hier den Zeitraum und das Budget aus. Sie können entweder den Gesamtbetrag des Dokuments oder nur einen Teil davon eingeben.
Das Dokument zeigt dann den Link und den Status der Budgetausgaben an.
Automatische Budgetzuweisung
Um die automatische Budgetzuweisung einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen -> Workflow-Automatisierung.
Nachdem Sie auf einen bestimmten Dokumentenverarbeitungsworkflow geklickt haben, können Sie einen automatischen Zwischenschritt zum Budget zuweisen hinzufügen.
Ein Budget kann automatisch entsprechend der im Budget eingestellten Kostenstelle zugewiesen werden, wenn diese mit der Kostenstelle im Dokumentenkopf übereinstimmt. Sie können auch eigene Bedingungen für die Budgetzuweisung definieren, z. B. basierend auf der ID-Nummer des Lieferanten.
Zuweisen eines Budgets beim Erstellen einer Bestellung
Wählen Sie im Bestellformular im Abschnitt Budget das gewünschte Budget aus.
Die Bestellung wird ihr sofort nach der Erstellung zugewiesen.
Berechtigungen und Zugriffsrechte für Budgets:
Um Berechtigungen für die Arbeit mit Budgets festzulegen, gehen Sie zu Einstellungen -> Rollen und Berechtigungen -> Rollen --> Rolle auswählen oder erstellen Sie eine neue.
Für die jeweilige Rolle haben Sie dann diese Einstellungsmöglichkeiten:
Budgets verwalten – Hat vollen Zugriff auf Erstellung und Bearbeitung.
Dokumente Budgets zuweisen – Hat die Fähigkeit, Rechnungen, Bestellungen und Belege mit Budgets zu verknüpfen.
Ein Benutzer ohne Berechtigungen sieht nur eingeschränkte Informationen.
Benachrichtigungen für Budgets
In den Benachrichtigungseinstellungen können Sie Benachrichtigungen für Budgetüberziehungen (gesamt und monatlich) aktivieren.
Ereignisverlauf
Jede Änderung des Budgets an einem Dokument wird auch im Ereignisverlauf dieses Dokuments aufgezeichnet, sodass alle Änderungen nachvollziehbar sind.
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝