Administrator - Guide

Der wflow-Administrator hat aufgrund seiner Rolle die Möglichkeit, alle Dokumente und Einstellungen zu bearbeiten. Zu seinen Verantwortlichkeiten gehört die Verwaltung der Dokumente selbst sowie die Verwaltung von Benutzern, Zugriffen, Genehmigungen und Automatisierungseinstellungen. Dieser Artikel soll dem neuen Administrator helfen, sich mit den grundlegenden Optionen und Variationen der Organisationseinstellungen vertraut zu machen, wie zum Beispiel:

1) Allgemein

2) Organisationsprofil

3) Dokumententypen

4) Benutzerberechtigungen

5) Einstellungen für Datenextraktion und Integration

6) Einstellungen für die Automatisierung des Dokumenten-Workflows

7) Genehmigungseinstellungen

Dieser Abschnitt dient zur Anpassung der allgemeinen Verhaltenseinstellungen des Systems, wie z. B. automatisches Dokumenten-Pairing, ISDOC-Verarbeitung, automatische Sortierung zwischen Organisationen und mehr.

Die Funktion zur automatischen Dokumentensortierung für Organisationen muss in allen Organisationen aktiviert werden, in denen sie funktionieren soll.

In diesem Abschnitt können Sie auch dem technischen Support von wflow Zugriff auf die jeweilige Organisation gewähren.

Dieser Teil des Einstellungsmenüs dient zur Eingabe von Rechnungsdaten und zur Festlegung einiger Systemverhaltensparameter.

Das wflow-System ist mit ARES verbunden. Um die Eingabe der Rechnungsdaten zu erleichtern, füllen Sie einfach die Organisations-ID aus, und der Rest wird automatisch ausgefüllt.

Wenn Sie Nachrichten oder Dokumente direkt aus der wflow-Umgebung senden möchten, füllen Sie das E-Mail-Feld aus. Die Adresse wird dann als Absenderadresse beim Senden verwendet.

Um mit dem Wechselkursbeleg bei der Genehmigung von Dokumenten zu arbeiten, ist es notwendig, die Hauptwährung einzugeben.

Im Organisationsprofil haben Sie mehrere Möglichkeiten, das Systemverhalten anzupassen.

Die Funktion der automatischen Sortierung von Dokumenten in Organisationen muss in allen Organisationen aktiviert werden, in denen sie funktionieren soll.

Dokumententypen sind die "Unterordner" einer Dokumentenart, die in der Dokumentenübersicht angezeigt werden und nach denen Sie die verarbeiteten Dokumente aufteilen und den Zugriff darauf verteilen können.

Um jeden Dokumententyp zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen -> Dokumententypen.

Sie können dann Dokumenttypen Hinzufügen, Löschen oder Duplizieren.

Nachdem Sie auf den Dokumententyp geklickt haben, sehen Sie ein Fenster, in dem Sie dessen Details definieren können – Name ändern, Typ, Standard-Dokumentenreihe festlegen, Zeitstempel für diese Dokumente aktivieren oder definieren, ob diese Dokumente an das ERP-System gesendet werden sollen.

Wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente einschränken möchten, wählen Sie die Benutzer oder Teams aus, die Zugriff auf diesen Dokumententyp haben sollen. Sie können für diese Benutzer weiter definieren, ob sie nur auf ihre hochgeladenen Dokumente sowie die von ihnen genehmigten Dokumente zugreifen können, oder auf alle Dokumente in diesem Abschnitt.

Die Einstellungen für Benutzerberechtigungen finden Sie unter Einstellungen -> Benutzer und Berechtigungen

Sie können für einzelne wflow-Benutzer eine Vielzahl von Rechten und Berechtigungen festlegen, je nachdem, wie diese im System arbeiten sollen.

Dieser Abschnitt ist in drei Unterkategorien unterteilt:

Hier können Sie neue Benutzer hinzufügen, bestehende Benutzer entfernen oder ändern oder einen bestehenden Benutzer duplizieren, um die Einrichtung eines neuen Benutzers zu beschleunigen, falls dessen Einstellungen identisch sind.

Unter Rolle verstehen wir die Einstellungen der individuellen Benutzerrechte. Jeder Benutzer kann eine eindeutige Rolle haben, oder die erstellten Rollen können für mehrere Benutzer verwendet werden, wenn deren Berechtigungen gleich sind. Einem Benutzer können auch mehrere Rollen zugewiesen werden.

Sie können Teams im Freigabeprozess verwenden, wenn Sie beispielsweise möchten, dass jemand aus der Buchhaltung ein Dokument als Teil des Freigabeprozesses genehmigt, es aber nicht vom spezifischen Benutzer abhängt. Jeder Benutzer kann Mitglied mehrerer Teams sein.

Sie können auch ein Team im Genehmigungsprozess verwenden, wenn Sie in Ihrer Abwesenheit eine Vertretung benötigen. Fügen Sie einen Benutzer zu einem bestehenden Team hinzu, der während der Abwesenheit Dokumente genehmigt.

Gehen Sie zu Einstellungen -> Integrationen

Um den Rossum-Dienst einzurichten, gehen Sie zum Unterabschnitt Extraktion. Dort können Sie auswählen, welche Dokumentenarten extrahiert werden sollen und ob Sie auch Einzelposten dafür extrahieren möchten.

Wenn Sie möchten, dass Rossum die Buchungsfelder basierend auf vergangenen Dokumenten vorhersagt. Aktivieren Sie die Option Kontierung vorhersagen.

Wflow kann über einen offenen API-Connector mit einer Reihe von externen Systemen integriert werden. Die vollständige API-Dokumentation finden Sie hier.

Sie haben auch die Möglichkeit, den Integrationsmarktplatz zu nutzen, wo Sie vorgefertigte Kommunikationsszenarien zwischen wflow und beliebten Systemen und Speicherungen finden.

Für jeden Dokumententyp können Sie verschiedene Automatisierungsszenarien erstellen, je nachdem, wie diese Dokumente in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden.

Um diese Szenarien zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen -> Workflow-Automatisierung.

Hier werden Sie aufgefordert, eine neue Automatisierung zu erstellen.

Dann füllen Sie den Namen und die Beschreibung des betreffenden Workflows und die Dokumententypen aus, die diese Workflow-Einstellung verarbeiten wird.

Dann definieren Sie die Aktionen, die mit dem Dokument in diesem Workflow geschehen sollen. Diese Aktionen können sein: Datenextraktion, Überprüfung der Daten und Senden an ERP. Alle diese Aktionen können je nach den Einstellungen manuell oder automatisch ausgelöst werden.

Die Automatisierung selbst kann dann je nach den erweiterten Einstellungen noch weiteren zusätzlichen Bedingungen unterliegen.

Es gibt zwei Stufen bei der Einrichtung des Freigabeprozesses.

Erstellen Sie einen Freigabeprozess unter Einstellungen -> Genehmigungspfade-> Hinzufügen.

Fügen Sie dann den Namen des Prozesses, die Benutzer oder Teams, die Teil davon sind, und die Ebene, auf der sie sich befinden, hinzu. Optional können Sie auch die Genehmigung eines Dokuments mit einem Validierungsfehler auf eine der Ebenen beschränken.

Wenn Sie den Zugriff der Benutzer auf Dokumente über einen Genehmigungsprozess festlegen möchten, ohne dass die Benutzer diese selbst genehmigen müssen (z.B. wenn Sie die Kontrolle über den Genehmigungsprozess behalten möchten), wechseln Sie zur Registerkarte „Zugang“ und fügen Sie die entsprechenden Benutzer oder Teams hinzu.

Nachdem Sie einen Freigabeprozess erstellt haben, sollten Sie ihn den von Ihnen erstellten Automatisierungsszenarien zuweisen.

Gehen Sie erneut zu Einstellungen -> Workflow-Automatisierung und wählen Sie den Workflow aus.

Wählen Sie dann die Schaltfläche „+“ und die Genehmigung in dem Schritt aus, in dem Sie die Dokumente genehmigen möchten.

Die Bedingungen, unter denen Genehmigungen zugewiesen werden können, variieren je nach ausgewähltem Schritt.

Wählen Sie aus, ob die Genehmigung manuell oder automatisch zugewiesen werden soll.

Im Falle einer automatischen Zuweisung werden Sie aufgefordert, den Freigabeprozess und die Bedingungen auszuwählen, unter denen die Zuweisung erfolgen soll.

In diesem Beispiel wird der Freigabeprozess automatisch zugewiesen, nachdem das Dokument extrahiert wurde.

Die Bedingung für die Zuweisung dieses Prozesses ist, dass der Gesamtbetrag größer als 10 000 CZK ist.

Sie können dann die Bedingungen für andere Freigabeprozesse auf ähnliche Weise festlegen. Bei der Zuweisung können Sie aus einer Reihe von Bedingungen wählen, damit die Dokumente den richtigen Genehmigern zugeordnet werden.

Vergessen Sie nicht, den Workflow zu speichern, und die Genehmigung ist fertig.

Sollten Sie bei der Einrichtung auf Schwierigkeiten stoßen, wenden Sie sich bitte über die Chat-Blase in der rechten unteren Ecke an den technischen Support. Sie werden gebeten, einige ergänzende Fragen zu beantworten, damit wir Ihre Anfrage besser bearbeiten können. Anschließend werden Sie zu weiteren Artikeln im Hilfebereich weitergeleitet oder ein Techniker wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

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