Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung wird verwendet, um den automatisierten Umlauf von Dokumenten innerhalb Ihrer Organisation einzurichten.
Einrichten der Workflow-Automatisierung:
Einen neuen Workflow erstellen:
Sie können einen neuen Workflow unter Einstellungen -> Workflow-Automatisierung mit der Schaltfläche "Neues Workflow" erstellen.
Sie können dann einen Namen für den neuen Workflow eingeben.
Nachdem Sie einen neuen Workflow erstellt haben, müssen Sie die Dokumententypen auswählen, für die er relevant sein soll. In diesem Beispiel sind dies die Eingangsrechnungen. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche „Anwenden“.
Jeder erstellte Workflow ist an bestimmte Dokumententypen gebunden und legt fest:
Welche Schritte innerhalb des Workflows stattfinden sollen und in welcher Reihenfolge (z. B. die Möglichkeit, die Datenextraktion für Belege zu deaktivieren)
Welche Aufgaben automatisch ausgeführt werden sollen (z. B. Senden an das ERP-System nach der Genehmigung)
Unter welchen Bedingungen eine Aufgabe automatisch ausgeführt werden soll.
Einen Workflow kopieren:
Das Kopieren eines Workflows kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise dieselben Freigabeprozesse für mehrere Dokumententypen verwenden möchten, die nicht innerhalb desselben Workflows konfiguriert werden können (Bestellungen und Eingangsrechnungen).
Datenextraktion:
Wenn Sie ausgewählte Dokumententypen in einem bestimmten Workflow extrahieren möchten, aktivieren Sie die Funktion über den Schalter im Bereich Datenextraktion.
Wenn Sie diese Dokumente nach dem Hochladen automatisch extrahieren möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Manuell/Automatisch.
Erweiterte Automatisierungseinstellungen:
Es ist möglich, zusätzliche Bedingungen für die Automatisierung der Datenextraktion festzulegen oder zu definieren, welche Arten von Eingangsrechnungen extrahiert werden sollen.
Sie können die automatische Datenextraktion von Dokumenten auch anhand anderer Bedingungen einschränken, beispielsweise basierend auf dem Auftrag.
Im folgenden Beispiel werden nur Eingangsrechnungen automatisch extrahiert, die „Stoypn inc.“ in der Beschreibung enthalten.
Datenüberprüfung
Wenn Sie Dokumente in einem bestimmten Workflow überprüfen möchten, können Sie die Option „Datenprüfung“ über den Schalter im Workflow-Bereich aktivieren.
Das automatische Senden zur Überprüfung kann ebenfalls mit dem Manuell/Automatisch-Button über dem Abschnitt „Datenprüfung“ eingeschaltet werden.
Erweiterte Automatisierungseinstellungen:
Auch für die Datenüberprüfung ist es möglich, mehrere Bedingungen festzulegen, unter denen eine Dokumentenüberprüfung eingeleitet wird. Sie können beispielsweise die Dokumententypen von Eingangsrechnungen in solche unterteilen, die geprüft werden, und solche, die automatisch an das ERP-System gesendet werden.
Senden von Dokumenten an das ERP:
Wenn Sie Dokumente in diesem Workflow an das ERP-System senden möchten, aktivieren Sie den Schalter „An ERP senden“.
Sie können Dokumente eines bestimmten Typs auf zwei Arten an das ERP-System senden: manuell und automatisch.
Wenn Sie den automatischen Versand wünschen, betätigen Sie den manuell/automatisch-Schalter.
Sie können den automatischen Versand an das ERP-System wiederum über erweiterte Einstellungen anpassen, ähnlich wie bei den erweiterten Automatisierungseinstellungen für die Datenextraktion oder Überprüfung.
Im folgenden Beispiel werden nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen an das ERP-System gesendet; andere Dokumente, die von diesem Workflow verarbeitet werden, werden nicht gesendet.
Hinzufügen von Freigabewegen:
Wie Sie Freigabeprozesse zu einem Workflow hinzufügen und diese automatisieren können, erfahren Sie in diesem Folgeartikel.
Weitere automatisierte Aktionen:
Innerhalb eines Workflows ist es möglich, bestimmte Operationen mit Dokumenten zu automatisieren. Über die Optionen für diese Aktionen und ihre Einstellungen können Sie in diesem Artikel lesen.
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