Genehmigungspfade - Erstellung, Zuweisung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:

1) Einen Genehmigungspfad erstellen

2) Genehmigende einrichten

3) Wie man Prozesse einrichtet, wenn man eine Person für die Genehmigung vertreten muss

4) Zuweisungsoptionen für den Genehmigungspfad

Sie können einen Genehmigungspfad unter Einstellungen -> Freigabeprozesse erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken

Legen Sie die Details für diesen Prozess fest:

Name – Pflichtfeld, dient zur Orientierung der Administratoren.

Ein Freigabeprozess kann einen oder mehrere Genehmigende auf einer oder mehreren Ebenen haben.

Mehrstufige Genehmigung – Wenn mehrere Benutzer oder Teams ein Dokument nacheinander genehmigen sollen, fügen Sie eine weitere Ebene mit der +-Schaltfläche hinzu. Das Dokument wird dann nacheinander in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge genehmigt.

Verwenden Sie die parallele Genehmigung, wenn mehrere Benutzer einem Dokument zustimmen müssen, deren Reihenfolge aber nicht wichtig ist. Das Dokument muss jedoch von allen Benutzern genehmigt werden.

Wenn Sie ein Team in einem Freigabeprozess verwenden, kann das Team mehrere Mitglieder haben. Bei der Genehmigung spielt es keine Rolle, welches Teammitglied das Dokument genehmigt. Das Dokument muss nur einmal pro Team genehmigt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine Person für die Genehmigung vertreten müssen.

Alle Genehmigenden erhalten Zugriff auf das Dokument, wenn sie in den Dokumentenzugriffseinstellungen für den jeweiligen Dokumententyp mindestens die Einstellung „Zugriff auf eigene Dokumente“ haben.

Wenn durch die Zuweisung eines Freigabeprozesses zusätzlichen Personen oder Teammitgliedern, die keine Genehmigenden sind, Zugriff gewährt werden soll, fügen Sie diese im Abschnitt Zugriff hinzu.

Wenn Sie in der Speicherung hochgeladene Dokumente genehmigen möchten, verwenden Sie den Tab „Speicherung“, um den Ordner festzulegen, in dem die Dokumente genehmigt werden sollen.

Festlegen von Regeln und Bedingungen, unter denen Freigabeprozesse Dokumenten automatisch zugewiesen werden.

Wie Sie Freigabeprozesse automatisieren, erfahren Sie in unserem Artikel Einrichtung der Genehmigungsautomatisierung.

Manuelle Zuweisung

Für einzelne Dokumente wählen Sie den Freigabeprozess manuell aus und fügen ihn hinzu.

Zwei Möglichkeiten, einen Freigabeprozess hinzuzufügen:

1) Aus der Dokumentenübersicht über die drei Punkte am Ende der Zeile:

2) Aus einer Dokumentendetailansicht:

Über den Abwärtspfeil nach Auswahl mehrerer Rechnungen:

Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝