Abyste do účetního softwaru exportovali data bez chyb, doporučujeme mít ve wflow aktivní Validace. Wflow automaticky rozpozná problém a ušetříte tak čas a energii při opravování chyb v účetním softwaru.
V tomto článku se dozvíte o:
Nastavení validací
Defaultně jsou nastaveny Validace jako “Varování“, které export do účetního softwaru umožní. Kontrolu můžete zintenzivnit nastavením na úroveň “Chyba”, pak se dokument nevyexportuje.
Nastavení Validací provádí Administrátor v sekci Nastavení (1); Přizpůsobení (2); Nastavení polí a validací (3) a to pro každý Druh dokumentů zvlášť.
Druhy validací ve wflow
Varování:
ikona žlutého trojúhelníku s "!"
v detailu dokumentu je karta Varování zobrazena žlutě
neblokuje uložení dokumentu
neblokuje odesílaní do ERP
Chyba:
ikona červeného kolečka s "!"
v detailu dokumentu je karta Chyby zobrazena červeně
blokuje uložení dokumentu
blokuje odesílaní do ERP - ve wflow se zobrazí jako "Čeká na odeslání do ERP"
Atributy validací
Dokument je duplicitní - doklady jsou označeny jako duplicitní, pokud se shoduje jejich číslo, částka a IČ/DIČ.
Partner je nespolehlivý plátce DPH – je potřeba mít vyplněného Partnera s DIČ a IČ. Nespolehlivý plátce DPH je označen v celostátním registru plátců DPH registrovaných v ČR, který je zveřejněn stránkách Ministerstva financí.
Vyplnění povinných ERP polí - Pokud máte nastaveny v "Nastavení ERP pro účetní systém" určitá pole jako povinná, tak právě tato volba bude kontrolovat, zda je povinné pole vyplněno.
Celková částka oproti rekapitulaci DPH - Kontroluje konzistenci součtu částek v rekapitulaci DPH a celkové částky. Validace bere zřetel na zaokrouhlení.
Položky oproti rekapitulaci DPH - Kontroluje konzistenci součtu částek v rekapitulaci DPH a součtu částek v položkách.
Chyba ve výpočtu DPH - Kontroluje, zda sedí základ daně s vypočtenou DPH. Tolerance +/- 1.
Neznámé sazby DPH - Validuje, zda sedí sazby DPH proti standardním sazbám (bere se na základě DIČ organizace).
Datum je mimo běžný rozsah - Kontrola účetních datumových polí (Datum vystavení, Datum přijetí, Datum případu, Datum UZP a Datum splatnosti). Tolerance od dnešního data +/- 5 let.
Doklad nespadá do Vaší organizace - Kontroluje dle IČ uvedené v profilu organizace, zda je doklad určen pro vaší organizaci.
Zobrazení validací
Zobrazení na Přehledu
Pokud chcete mít na Přehledu zobrazenou informaci a počet chyb nebo varování, přidejte si do Sloupců atribut Validace. V závislosti na tom, jestli máte na dokumentu chybu, varování, nebo oboje najednou, se zobrazí příslušná ikona, nebo kombinace dvou ikon. Po přejetí myší na ikonu se Vám zobrazí počet chyb/varování.
Zobrazení v Detailu dokumentu
Pro Validace je v Detailu dokumentu sloupec, který lze zobrazovat nebo skrývat, obdobně jako u Událostí, Komentářů a Položek.
Každá validační vada má samostatný box (kartu), která zobrazuje název chyby, popis chyby, ikonku s popisem Vyřešit a příslušné zabarvení. Na základě toho se taky zabarví příslušná pole stejnou barvou. Pro rychlou a snadnou úpravu daného pole stačí kliknout na "Vyřešit". Po správné úpravě box s chybou zmizí.
Filtrování podle validací
Stav Validace si můžete filtrovat - pokud zaškrtnete obě možnosti, tak se vyfiltruji dokumenty, které obsahují varování a chyby zároveň.
Validace na položkách
Validace může proběhnout i na úrovní položek.
Pokud má uživatel nastaveno pole Položka jako aktivní, může následně nastavit povinnost vyplnění.
Příklad využití:
Uživatel si nastavil účetní pole Činnost viditelné na hlavičce i na položkách.
Povinnost vyplnění si nastavil na úrovni hlavičky nebo položky. To znamená, že toto pole musí být vyplněno buď na hlavičce, nebo na položkách.
Toto nastavení bude mít také dopad na nastavení sloupců na položkách:
Pokud je nastaveno účetní pole na Položkách jako vypnuté, tak toto pole nebude vůbec v konfigurací polí viditelné.
Pokud bude viditelnost zapnutá a zároveň bude toto pole nastaveno jako povinné jenom pro Položky, tak v konfiguraci polí bude toto pole automaticky nastavené jako aktivní. Ručně se pak tento sloupec bude dát přesunout do polích neaktivních.
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte se na nás obrátit skrze bublinu chatu ve wflow.com vpravo dole. 🤝
Aktualizováno dne 23.5.2023