Sammel-E-Mail
Ist die Adresse, an die Sie Dokumente von Ihrer E-Mail-Adresse senden können. Wenn Sie Dateien an diese Adresse senden, werden sie direkt in den Dokumententyp hochgeladen, der in den Einstellungen dieser Adresse angegeben ist.
Sie können problemlos mehrere Sammel-E-Mails erstellen, was Ihnen das Sortieren von Dokumenten beim Eingang in wflow erleichtert.
TIPP - erstellen Sie zwei Adressen und senden Sie Eingangsrechnungen an die eine und Belege an die andere
Es ist möglich, eine unbegrenzte Anzahl von Sammel-E-Mails nach Dokumententyp oder nach Ordner hinzuzufügen.
Einrichten von Sammel-E-Mails
Klicken Sie im linken Menü auf Einstellungen -> E-Mails -> +
Ein neues Fenster wird angezeigt. Füllen Sie aus:
E-Mail-Adresse
Dokumententyp oder Ordner
Alle PDF-Anhänge in einem Dokument zusammenführen
Wenn diese Option aktiviert ist und mehrere PDF-Dateien an die Adresse gesendet werden, wird in wflow ein einzelner Datensatz erstellt, der alle diese PDFs enthält. Wenn eine davon extrahiert werden soll, muss die zu extrahierende Hauptdatei als Hauptdatei markiert werden.
Wenn diese Option nicht aktiviert ist, erstellt wflow für jede in der betreffenden Nachricht gesendete PDF-Datei einen eigenen Datensatz.
Bildanhänge ignorieren
Beschränkt Dateien in Bildformaten wie verschiedene Logos usw., um Kapazität für die Anzahl der Anhänge (20) freizugeben. Wenn Sie jedoch beispielsweise gescannte Dokumente in Bildformaten erhalten, empfehlen wir Ihnen, diese Option nicht zu aktivieren.
E-Mails nur von erlaubten Adressen (empfangen)
Für E-Mails kann in wflow eine Whitelist aktiviert werden, um den Empfang von Junk-Mails von unbefugten Personen zu verhindern.
Zusätzlich zu bestimmten Adressen kann auf diese Weise die gesamte Domain freigeschaltet werden. Geben Sie einfach "@domain.com" ein und alle Firmenadressen mit dieser Domain werden freigeschaltet.
TIPP: Wenn Sie die von uns erstellten Sammel-E-Mail-Adressen nicht nutzen möchten und stattdessen Ihre bestehende E-Mail-Adresse verwenden wollen, müssen Sie lediglich Ihr bestehendes E-Mail-Postfach auf die Sammel-E-Mail-Adresse in wflow umleiten.
Rechnung an eine Sammel-E-Mail in wflow gesendet
Nach dem Senden einer E-Mail mit einem Dokument an wflow wird in dem Abschnitt, in den das Dokument gesendet wurde, ein neuer Datensatz erstellt.
Achten Sie nach dem Klick auf den Datensatz auf die Liste der Anhänge. Zusätzlich zur eigentlichen Dokumentdatei finden Sie auch .html- und .txt-Anhänge, in denen Sie den Textteil der betreffenden E-Mail einsehen können.
Beschränkungen für Sammel-E-Mails
Die maximale Größe einer einzelnen E-Mail kann bis zu 50 MB betragen. Die maximale Anzahl von Anhängen pro E-Mail beträgt 20 (diese Zahl schließt alle Anhänge ein, die eine E-Mail enthalten kann, wie z. B. Bildlogos, Signaturen usw.).
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝