Um Daten fehlerfrei in Ihre Buchhaltungssoftware zu exportieren, empfehlen wir, Validierungen in wflow zu aktivieren. Wflow erkennt Probleme automatisch und erspart Ihnen Zeit und Mühe bei der Korrektur von Fehlern in Ihrer Buchhaltungssoftware.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über:
Einrichtung von Validierungen
Validierungseinstellungen können vom Administrator im Bereich Einstellungen > Anpassung > Validierung und für jeden Dokumententyp separat vorgenommen werden.
Validierungsarten in wflow
Standardmäßig sind Validierungen auf „Warnung“ eingestellt, was den Export in die Buchhaltungssoftware ermöglicht. Sie können die Überprüfung verstärken, indem Sie sie auf die Stufe „Error“ setzen. Mit dieser Einstellung wird die Übertragung an das ERP-System nicht durchgeführt.
Warnung:
gelbes Dreieckssymbol mit "!"
im Dokumentendetail wird die Registerkarte Warnung in gelb angezeigt
blockiert nicht das Speichern des Dokuments
blockiert nicht das Senden an das ERP-System
Fehler:
rotes Kreissymbol mit "!"
im Dokumentendetail wird die Registerkarte Fehler in rot angezeigt
blockiert das Speichern des Dokuments
blockiert das Senden an das ERP-System - in wflow wird es als "Ausstehendes Senden an ERP" angezeigt
Validierungsattribute
Das Dokument ist ein Duplikat - Dokumente werden als Duplikate markiert, wenn die Felder Nummer, variables Symbol, Betrag und ID/USt-IdNr übereinstimmen und ausgefüllt sind. Sie können die Felder für die Duplikatsprüfung bearbeiten, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken.
Der Partner ist ein unzuverlässiger Mehrwertsteuerzahler - Sie müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Partners ausgefüllt haben. Ein unzuverlässiger Mehrwertsteuerzahler wird im nationalen Register der in der Tschechischen Republik registrierten Mehrwertsteuerzahler identifiziert, das auf der Website des tschechischen Finanzministeriums veröffentlicht wird.
Ausfüllen von obligatorischen ERP-Feldern - Wenn Sie bestimmte Felder in "Feldeinstellungen für ERP" als obligatorisch festgelegt haben, prüft diese Option, ob das obligatorische Feld ausgefüllt ist.
Gesamtbetrag stimmt nicht mit der MwSt. - Zusammenfassung überein - Überprüft die Übereinstimmung der Summe der Beträge in der MwSt.-Zusammenfassung mit dem Gesamtbetrag. Die Validierung berücksichtigt Rundungen. Sie können die Differenztoleranz für diese Validierung über das Zahnradsymbol einstellen.
Artikelzeilen stimmen nicht mit der MwSt. - Zusammenfassung überein - Überprüft die Übereinstimmung der Summe der Beträge in der MwSt.-Zusammenfassung mit der Summe der Beträge in den Positionen. Sie können die Differenztoleranz für diese Validierung über das Zahnradsymbol einstellen.
Fehler bei der MwSt.-Berechnung - Überprüft, ob die Steuerbemessungsgrundlage mit der berechneten Mehrwertsteuer übereinstimmt. Sie können die Differenztoleranz für diese Validierung über das Zahnradsymbol einstellen.
Unbekannte Mehrwertsteuersätze - Validiert, ob die Mehrwertsteuersätze mit den Standardsätzen übereinstimmen (basierend auf der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Organisation).
Datum liegt außerhalb des normalen Bereichs - Überprüft Datumsfelder (Datum der steuerpflichtigen Lieferung, Ausstellungsdatum, Eingangsdatum, Falldatum und Fälligkeitsdatum). Toleranz vom heutigen Datum +/- 5 Jahre.
Dokument gehört nicht zu Ihrer Organisation - Überprüft anhand der Firmen-ID im Organisationsprofil, ob das Dokument für Ihre Organisation bestimmt ist.
Beträge der Artikelzeilen stimmen nicht überein - Validiert die Berechnung in der Artikelzeile, Gesamtbetrag, Mehrwertsteuerbetrag, Menge, Anzahl, Preis pro Einheit. Sie können die Differenztoleranz für diese Validierung über das Zahnradsymbol einstellen.
Kontonummer stimmt nicht mit dem Partnerdatensatz überein - Vergleicht die extrahierte/gelesene Kontonummer mit der im Partnerverzeichnis aufgeführten Nummer.
IBAN und Kontonummer stimmen nicht überein - Überprüft, ob die extrahierte/gelesene Kontonummer der extrahierten/gelesenen IBAN entspricht.
Anzeige von Validierungen
Ansicht in der Übersicht
Wenn Sie Informationen und die Anzahl der Fehler oder Warnungen in der Übersicht anzeigen möchten, fügen Sie die Spalte Validierung zu Ihren Spalten hinzu.
Je nachdem, ob ein Dokument einen Fehler, eine Warnung oder beides aufweist, wird das entsprechende Symbol oder eine Kombination aus beiden Symbolen angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird die Anzahl der Fehler/Warnungen angezeigt.
Validierungen in der Dokumentenansicht anzeigen
Für Validierungen gibt es im Dokumentendetail eine Spalte, die ähnlich wie Ereignisse, Kommentare und Positionen ein- oder ausgeblendet werden kann.
Jeder Validierungsfehler hat ein eigenes Feld (Registerkarte), das den Namen des Fehlers, eine Beschreibung des Fehlers, ein "Lösen"-Symbol und die entsprechende Farbgebung anzeigt. Darauf basierend werden auch die entsprechenden Felder in derselben Farbe eingefärbt. Um das Feld schnell und einfach zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf "Lösen". Nach der korrekten Bearbeitung verschwindet das Fehlerfeld.
Jeder Validierungsfehler hat ein eigenes Feld (Registerkarte), das den Namen des Fehlers, eine Fehlerbeschreibung, ein Symbol mit der Beschreibung "Lösen" und die entsprechende Farbgebung anzeigt. Darauf basierend werden auch die relevanten Felder in derselben Farbe eingefärbt. Für eine schnelle und einfache Bearbeitung des Feldes klicken Sie einfach auf "Lösen". Nach der korrekten Anpassung verschwindet das Fehlerfeld.
Verwendung von Filtern bezüglich Validierungen
Filter können auf den Validierungsstatus angewendet werden. Wenn Sie beide Optionen ankreuzen, werden Dokumente herausgefiltert, die sowohl Warnungen als auch Fehler enthalten.
Validierung von Positionen
Die Validierung kann auch auf Elementebene eingestellt werden.
Wenn der Benutzer das Elementfeld als aktiv eingestellt hat, kann er anschließend eine Anforderung zum Ausfüllen festlegen.
Anwendungsbeispiel:
Der Benutzer hat das Buchungsfeld Aktivität so eingestellt, dass es sowohl in dem Header als auch bei den Linien sichtbar ist.
Der Benutzer hat die Ausfüllpflicht auf Header- oder Linienebene festgelegt. Das bedeutet, dass dieses Feld entweder im Header oder bei den Linien ausgefüllt werden muss.
Diese Einstellung wirkt sich auch auf die Spalteneinstellungen bei den Elementen aus:
Wenn das Buchungsfeld bei Positionen auf "aus" gesetzt ist, ist dieses Feld in den Feldkonfigurationen überhaupt nicht sichtbar.
Wenn die Sichtbarkeit aktiviert ist und dieses Feld gleichzeitig nur für Elemente als obligatorisch festgelegt ist, wird dieses Feld in der Feldkonfiguration automatisch als aktiv gesetzt. Diese Spalte kann dann manuell in die inaktiven Felder verschoben werden.
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