Ausgangsrechnungen

Dieses Manual ist in die folgenden thematischen Abschnitte unterteilt:

Bevor Sie mit der Ausstellung von Dokumenten in wflow beginnen, überprüfen oder stellen Sie die folgenden Daten ein.

Organisationsprofil

Bevor Sie Rechnungen in wflow ausstellen können, müssen Sie die Informationen über Ihre Organisation unter Einstellungen -> Organisationsprofil ausfüllen.

Dokumentennummerierung

Es ist notwendig, mindestens eine Nummernserie für Ausgangsrechnungen zu erstellen, unter der die Rechnungen erstellt und archiviert werden.

Im Abschnitt Registerverwaltung -> Automatische Dokumentennummerierung - Sequenzen fügen Sie eine neue Nummernserie für Ausgangsrechnungen hinzu.

Die Nummernfolge besteht aus einem festen Teil, der links oder rechts stehen kann, und einem Zähler, der auf eine beliebige Anzahl von Ziffern ausgerichtet ist.

Wenn Sie zum Beispiel den festen Teil "26VF" auf die linke Seite setzen, die Ausrichtung auf 4 Ziffern und das Zählerfeld auf 0 einstellen, wird die erste erstellte Ausgangsrechnung mit der Nummer 26VF0001 gekennzeichnet.

Als Nächstes müssen Sie auch überprüfen, ob Sie den Dokumententyp für Ausgangsrechnungen erstellt und korrekt eingerichtet haben. Gehen Sie im Bereich Einstellungen zum Unterabschnitt Dokumententypen.

Die Dokumentenart muss Ausgangsrechnung sein und die Erstellungsmethode auf Manuelle Dokumentenerstellung eingestellt sein.

Jetzt können Sie Ihre erste Ausgangsrechnung erstellen.

Im entsprechenden Dokumententyp klicken Sie auf Dokument hinzufügen und nach Auswahl der Rechnungsart, erscheint ein Fenster zur Auswahl des Kunden, der Nummernserie und anderer grundlegender Informationen.

Das System leitet Sie automatisch zum Rechnungsdetail weiter, wo Sie Posten hinzufügen können (auf deren Grundlage die MwSt.-Rekapitulation automatisch berechnet wird) sowie weitere notwendige Daten oder Details.

Nachdem Sie alle notwendigen Informationen ausgefüllt haben, können Sie die Rechnung mit dem blauen Button Erstellen Sie eine Rechnung erstellen.

Als Nächstes wählen Sie die Druckvorlage für diese Rechnung aus und generieren das Dokument.

Die Wahl der Druckvorlage beeinflusst das Aussehen des PDF und möglicherweise auch die Sprache des Dokuments. Nach der War de Druckvorlage klicken Sie auf Generieren.

Die Dokumentendetails werden angezeigt. Hier können Sie überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und das Dokument dann in der oberen rechten Ecke bestätigen.

Die Rechnung kann im PDF-Format heruntergeladen oder direkt von wflow an den Kunden gesendet werden.

Falls die Rechnung versehentlich bestätigt wurde oder die Daten auf dem Dokument geändert werden müssen, können Sie durch Klicken auf den Button Überarbeiten die Daten im Dokument erneut bearbeiten.

Wichtig: Das Dokument kann nicht überarbeitet werden, wenn es gesperrt ist oder sich im Freigabeprozess befindet.

Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝