K čemu slouží automatizace workflow:
Automatizace workflow slouží k nastavení oběhu dokumentů a jeho automatizace ve vaší organizaci.
Nastavení automatizace workflow:
Vytvoření nového workflow:
Nové workflow můžete vytvořit v Nastavení -> Automatizace workflow pomocí tlačítka přidat.
Následně můžete zadat název nového workflow.
Po vytvoření nového workflow je nutno vybrat typy dokumentů, kterých se bude týkat. V tomto příkladu se jedná o přijaté faktury. Výběr potvrďte tlačítkem použít.
Každé vytvořené workflow je vázané na konkrétní typy dokumentů a určuje:
Jaké kroky se mají v rámci workflow stát a jejich pořadí (např. možnost vypnout vytěžování pro účtenky)
Jaké kroky se mají provést automaticky (například odeslání do ERP po schválení)
Za jakých podmínek se má provést krok automaticky.
Kopírování workflow:
Kopírování workflow se může hodit například, pokud chcete použít stejné schvalovací cesty pro více druhů dokumentů, které nemohou být nastavené v rámci stejného workflow (objednávky a přijaté faktury).
Vytěžování:
Pokud si přejete vytěžovat vybrané typy dokumentů v daném workflow, vytěžování aktivujete pomocí přepínače v sekci vytěžování.
Pokud si přejete dané typy dokumentů vytěžovat automaticky, po jejich nahrání, použijte přepínač manuálně/automaticky.
Pokročilá nastavení automatizace:
Pro vytěžování lze nastavit i další podmínky pro jeho automatizaci nebo definovat, které typy přijatých faktur budou vytěženy. Případně omezit automatické vytěžování dokumentů dle dalších podmínek, například dle zakázky.
V tomto příkladu se budou tedy automaticky vytěžovat pouze zálohové faktury, k zakázce Restaurace:
Kontrola dat:
Pokud si přejete kontrolovat dokumenty v daném workflow, možnost jejich odesílání ke kontrole aktivujete pomocí přepínače v sekci vytěžování
Automatické odesílání ke kontrole opět zapnete tlačítkem manuálně/automaticky nad sekcí kontrola dat.
Pokročilá nastavení automatizace:
I pro kontrolu dat, je možné nastavit více podmínek, za kterých dochází k přístupu ke kontrole dokumentů. Můžete například tedy nyní rozdělit typy dokumentů přijatých faktur na ty které kontrolovány budou a ty které se budou automaticky odesílat do ERP.
Odesílání do ERP:
Pokud chcete dokumenty v tomto workflow odesílat do ERP, aktivujte přepínač odesílání do ERP.
Dané typy dokumentů můžete odesílat do ERP dvěma způsoby, manuálně a automaticky.
Pro automatické odesílání aktivujte přepínač manuálně/automaticky.
Automatizaci odesílání do ERP je možno upravit pomocí rozšířeného nastavení, podobně jako automatizaci vytěžování nebo kontroly.
Přiřazení schvalování:
Schvalovací cestu můžete při nastavování workflow přiřadit na jedno ze tří různých míst v rámci oběhu dokumentu (Po přijetí dokumentu, Po vytěžení dokumentu, Po kontrole dokumentu), pomocí tlačítka "+ Schvalování."
Schvalovací cestu je možné nastavovat následně manuálně pro každý jednotlivý dokument, nebo automaticky dle nastavených podmínek.
Vytvořenou schvalovací cestu snadno přesunete na jinou pozici ve workflow pomocí systému drag and drop.
Schvalovací cestu vyberte se seznamu, nebo vytvořte novou cestu pomocí tlačítka "+"
Pokud vytváříte novou schvalovací cestu. Zobrazí se tabulka pro definování rolí a přístupů v rámci této schvalovací cesty.
Po vytvoření nebo přidání cesty, nyní lze definovat podmínky této cesty.
V tomto případě tedy bude tato cesta použita pro přijaté faktury, které byly zkontrolovány a u kterých je celková částka vyšší než 200 EUR.
TIP:
Sady podmínek mohou mít mezi sebou i vztah "nebo".
To se může hodit třeba v tomto případě:
- Chci schvalovat pouze faktury nad částku 5000 CZK nebo 200 EUR, ostatní faktury mohou být ihned po kontrole automaticky odeslané do ERP
Nastavení takové schvalovací cesty tedy bude vypadat takto:
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte se na nás obrátit skrze bublinu Intercomu ve wflow.com vpravo dole. 🤝
Aktualizováno dne 27.2.2024