Sběrný e-mail

Je adresou, na kterou můžete posílat doklady z vaší e-mailové adresy. Po zaslání souborů na danou adresu, budu nahrány přímo do typu dokumentu, který je v nastavení dané adresy uveden.

Můžete tak snadno vytvořit více adres, které vám usnadní třízení dokladů na vstupu do wflow.

TIP - vytvořte dvě adresy a na jednu zasílejte přijaté faktury a na druhou účtenky.

Je možné přidávat neomezené množství sběrných e-mailů podle Typu dokumentu nebo podle Složek.

Otevře se vám nové okno, kde vyplníte:

​- Adresu
- Typ dokumentu nebo Složku
​

Sloučit všechny přílohy typu PDF do jednoho dokumentu

Pokud bude aktivována tato volba a zasláno více PDF souborů na danou adresu, ve wflow se vytvoří jeden záznam, kde budou všechna tato PDF, pokud má některé z nich být vytěženo, bude třeba označit hlavní soubor, který bude vytěžen.

Pokud tato volba aktivní nebude, wflow vytvoří jednotlivé záznamy pro každé PDF zaslané v dané zprávě.

Ignorovat přílohy typu obrázek

Omezí soubory v obrázkových formátech jako jsou různá loga atd., aby se uvolnila kapacita počtu příloh (20). Pokud však přijímáte např. naskenované doklady v obrázkových formátech, doporučujeme tuto formu neaktivovat.

Omezení povolených adres z kterých budou maily přijímány:

Sběrné adresy na dokumenty mohou mít ve wflow aktivovaný whitelist, aby se zabránilo přijímání nevyžádané pošty od neoprávněných osob.

Kromě konkrétních adres je možno takto povolit i celou doménu, stačí tedy napsat "@doména.cz" a povolí se všechny firemní adresy s touto doménou.
​

TIP: Pokud nechcete využívat námi vytvořené sběrné e-maily. Stačí na tyto e-maily pouze přesměrovat vámi již používaný e-mail, na který vám přicházejí faktury.

Po zaslání e-mailu s dokladem do wflow, dojde k vytvoření nového záznamu v dané sekci, kam byl doklad zaslán.

Po rozkliknutí záznamu věnujte pozornost seznamu příloh. Kromě daného souboru s dokladem, zde naleznete i .html a .txt přílohu, kde můžete zobrazit textovou část daného e-mailu.

Maximální velikost jednoho e-mailu může být až 50 MB. Maximální počet příloh jednoho e-mailu je 20 (do tohoto počtu jsou započítány všechny přílohy, které může e-mail obsahovat, jako jsou například obrázková loga, podpisy atd.).