Každá vystavená objednávka ve wflow.com musí mít přiřazenou číselnou řadu, podle které se generuje číslo objednávky.
Pro vytvoření objednávky tedy musíte mít vytvořenou minimálně jednu číselnou řadu.
​
V levém části obrazovky přejděte do správy číselníků, podsekce "Automatické číslování dokumentů - Řady"

Přes tlačítko "Přidat" vyvoláte dialogové okno pro přidání nové objednávky

Zadáte libovolný popis a druh dokumentu "Objednávky". Ostatní pole si vysvětlíme na praktickém příkladu:
​
Pokud potřebujete docílit číselné řady: OBJ20210007
1. OBJ20220007 Do pole pevná část vložíte OBJ2021. Pozice může být po levé i pravé straně.

2. OBJ20220007 Do pole zarovnání napíšete číslici 4. Zarovnání je na 4 nuly.

3. OBJ20220007 Do pole čítač napíšete číslici 6. Tím dáte systému vědět, že další objednávka se má zapsat jako sedmá v řadě, protože číslo 6 je již obsazené. Použijete v případě, že potřebujete navázat na číselnou řadu, kterou jste již používali mimo systém wflow.com. Pokud zakládáte novou číselnou řadu, do kolonky Čítač zapište "0". Číselná řada pak začne jedničkou.
​

Před vystavením také doporučujeme přenést do wflow.com číselník partnerů. Při vystavování máte vždy možnost nový záznam do číselníku přidat. Pro zefektivnění práce ale můžete naimportovat do wflow.com Vaši stávající databázi dodavatelů. To se buď děje automatickým importem z vašeho ERP systému, propojeného s wflow.
​
Nebo ve správě číselníků, podsekce Partneři, vyexportujte tabulku partnerů z wflow.com (i kdyby měla být prázdná). Získáte tak strukturu/rozložení sloupců, tedy formát, do kterého přenesete data ze své databáze. Jakmile data do tabulky přenesete, můžete tabulku nahrát do wflow.com přes tlačítko "import".
​
​Tip: Doporučujeme vyexportovat z wflow.com tabulku minimálně s jedním záznamem, který předtím ve wflow.com vyplníte ručně. Budete pak mít v tabulce na druhém řádku praktický příklad, jak jsou data v tabulce formátovány. Snadněji se pak ve sloupcích orientuje.

Dále bude také třeba vyplnit údaje o společnosti, tedy informace, které budou v objednávce zobrazeny jako údaje o odběrateli. Přejděte tedy do nastavení > Profil organizace.
​
Emailová adresa je zásadní. Z té totiž budou objednávky odcházet při odeslání emailem dodavateli.
​

Zůstaňme ještě chvíli v sekci nastavení > Profil organizace. Máte zde totiž také možnost nadefinovat chování vystavených objednávek, resp. přijatých faktur k vystaveným objednávkám.
​
Systém wflow.com umožňuje automaticky párovat objednávky k přijatým fakturám. Shodovat se musí: číslo objednávky, dodavatel (podle IČ resp. DIČ) a částka. Objednávka musí být ve stavu „Dodáno“).

Nastavte také toleranci pro párování objednávek s přijatými fakturami.

Aktualizováno dne 27.2.2024.