Tento manuál je rozdělen do těchto tematických celků:
Před vystavením první objednávky:
Vystavování objednávek je funkce wflow, dostupná od cenového plánu Business. Pokud máte o vystavování objednávek zájem a využíváte jiný cenový plán, kontaktujte naše obchodní zástupce.
Než začnete ve wflow vystavovat objednávky, zkontrolujte, nebo nastavte tyto údaje:
Profil organizace
Pokud chcete ve wflow vystavovat objednávky, je nutné mít vyplněné informace o vaší organizaci v Nastavení -> Profil organizace.
Číslování dokladů
Je nutné vytvořit alespoň jednu číselnou řadu pro objednávky, pod kterou se budou zakládat a archivovat.
V sekci "Správa číselníků -> Automatické číslování dokumentů -> Řady" přidejte novou číselnou řadu pro druh dokumentu Objednávka.
Číselná řada se skládá z pevné části, která může být vlevo či vpravo a z čítače zarovnaného na libovolný počet číslic.
Pokud tedy zvolíte pevnou část "OBJ" vlevo, zarovnání na 3 číslice a pole čítač necháte prázdné, první vydaná objednávka se založí pod číslem OBJ001.
Příklad:
Pokud potřebujete docílit číselné řady: OBJ250007
1. OBJ20250007 Do pole pevná část vložíte OBJ25. Pozice může být po levé i pravé straně.
2. OBJ250007 Do pole zarovnání napíšete číslici 4. Zarovnání je na 4 nuly.
3. OBJ250007 Do pole čítač napíšete číslici 6. Tím dáte systému vědět, že další objednávka se má zapsat jako sedmá v řadě, protože číslo 6 je již obsazené.
Použijete v případě, že potřebujete navázat na číselnou řadu, kterou jste již používali mimo systém wflow.com. Pokud zakládáte novou číselnou řadu, do kolonky Čítač zapište "0". Číselná řada pak začne jedničkou.
Následně je také třeba zkontrolovat, zda máte vytvořený a správně nastavený typ dokumentu Objednávky. V sekci Nastavení tedy přejděte do podsekce "Typy dokumentů".
Druh dokumentu musí být Objednávka a a způsob vytvoření nastavený na Pomocí ručního zadávání.
Vystavení objednávky
Nyní již můžete vytvořit první objednávku.
V příslušném Typu dokumentu klikněte na Přidat dokument a po potvrzení se již zobrazí formulář objednávky výběru dodavatele, číselné řady a dalších základních informací.
V tomto formuláři vyberte dodavatele, číselnou řadu a další nutné údaje označené hvězdičkou.
Volitelně přidejte položky (podle kterých se automaticky dopočítá rekapitulace DPH) a další potřebné údaje či náležitosti.
Po dokončení editace objednávku vytvořte (Modrým tlačítkem Vytvořit objednávku vpravo nahoře)
Následně zvolte Tiskovou šablonu objednávky a vygenerujte doklad.
Volba tiskové šablony ovlivní vzhled PDF a případně i jazyk dokladu.
Zobrazí se detail dokumentu, kde můžete zkontrolovat správnost dat a potvrdit doklad vpravo nahoře.
Objednávka může být stažena ve formátu PDF, nebo je možné ji rovnou odeslat z wflow odběrateli.
Revize objednávky:
V případě, že je objednávka potvrzena omylem, nebo je třeba na dokladu údaje pozměnit, kliknutím na červené tlačítko revidovat máte možnost ji upravit.
Důležité: Doklad nemůže být revidován pokud je uzamčen a nebo je součástí schvalovací cesty.
Objednávka se následně archivuje v knize dokumentů.
Nastavení chování a párování objednávek
V Nastavení > Profil organizace. Máte možnost nadefinovat chování vystavených objednávek, resp. přijatých faktur k vystaveným objednávkám.
Systém wflow.com umožňuje automaticky párovat objednávky k přijatým fakturám. Shodovat se musí: číslo objednávky, dodavatel (podle IČ resp. DIČ) a částka. Objednávka musí být ve stavu „Dodáno“).
Nastavte také toleranci pro párování objednávek s přijatými fakturami.
Webinář - práce s objednávkami
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte se na nás obrátit skrze bublinu chatu ve wflow.com vpravo dole. 🤝
Aktualizováno dne 23.6.2025.