Tento článek je rozdělen do těchto oddílů:
Co je budgeting a proč je dobré ho využívat?
Budgeting je užitečný nástroj finančního řízení. Firmám umožňuje plánovat výdaje, sledovat jejich skutečné čerpání a rychle reagovat na odchylky od plánu. Díky tomu je jistota, že zdroje společnosti jsou využívány efektivně a že rozpočty na projekty či oddělení jsou pod kontrolou.
Objednávky, faktury a budget:
Objednávky jsou klíčovým prvkem rozpočtového řízení:
Při vytvoření objednávky se blokuje část budgetu jako „Objednáno“,
Po přijetí faktury navázané na objednávku se částka přesouvá z „Objednáno“ do „Čerpáno".
Tak vzniká přesný přehled, kolik peněz z rozpočtu je již vyčerpáno, kolik je závazně objednáno a kolik volných prostředků zbývá.
Jak vytvořit nový budget?
V levém menu v sekci Finance, přejděte do části Budget. Zde již můžete vytvořit první z budgetů.
V navazující tabulce musíte uvést jméno daného budgetu.
Následně můžete vybrat nebo vytvořit skupinu budgetů. Ta představuje efektivní způsob jak jednotlivé budgety organizovat a třídit.
Následně můžete uvést středisko, kterého se daný budget týká. Zároveň tím můžete automatizovat přiřazení dokladů k tomuto budgetu, právě na základě uvedeného střediska.
Tlačítko Zakázat přečerpání budgetu pak určuje, zda bude nebo nebude možné k danému budgetu přidávat doklady, které by již svou částkou překročily uvedený limit.
Období budgetu je pak vždy stanoveno na 12 měsíců a to dle uvedeného účetního období. Účetní období pak můžete upravit v Nastavení -> Profil organizace. Výběr účetního období je povinnou položkou při vytváření budgetu.
Přístup k budgetu pak určuje, kteří uživatelé budou moci daný budget zobrazit. Všechny uživatele, kteří nejsou správci budgetů a mají budget vidět, je nutno přidat právě v této sekci.
V navazující tabulce pak můžete uvést budgety pro jednotlivé měsíce v daném období. Případně můžete uvést částku pro celé období a ta se přepočítá rovnoměrně do celého období.
Přehled budgetů
Na přehledu všech budgetů pak uvidíte přehlednou tabulku jednotlivých budgetů.
Stav čerpání je pak zobrazen procenty ve stavové liště.
Výběrem tlačítka více možností, pak můžete budget upravit, zkopírovat nebo odstranit.
Detail budgetu:
Je rozdělen na několik sekcí:
Základní informace - název, přístupy, období, měna, přístup do nastavení
Přehled celkového stavu čerpání a graf čerpání v rámci jednotlivých měsíců. Kliknutím na měsíc v grafu, zobrazíte relevantní doklady napojené na tento budget pro daný měsíc.
V dolní části přehledu pak uvidí uživatel doklady spadající pod daný budget a období. Doklady se zobrazují dle nastavení přístupu k dokladům.
Manuální a automatické přiřazení dokumentů k budgetu
Manuální přiřazení
V detailu dokumentu přejděte do sekce Budget a klikněte na tlačítko Přidat budget.
V navazující tabulce pak vyberte období a budget. Můžete uvést buď celkovou částku dokladu, nebo pouze i jen její část.
U dokladu se následně bude zobrazovat propojení a stav čerpání budgetu.
Automatické přiřazení budgetu
Pro nastavení automatického přiřazení budgetu, přejděte do Nastavení -> Automatizace workflow.
Po rozkliknutní konkrétního workflow zpracování dokladů můžete přidat automatický mezikrok přidání budgetu.
Budget lze přiřazovat buď automaticky dle nastaveného střediska na budgetu, pokud se bude shodovat se střediskem na hlavičce dokladu (1). Nebo můžete definovat i vlastní podmínky přiřazení budgetu, např. dle IČ dodavatele (2).
Přiřazení budgetu při tvorbě objednávky
Ve formuláři na vystavení objednávky v sekci budget, vyberte požadovaný budget.
Objednávka bude po vystavení k němu rovnou přiřazena.
Oprávnění a přístupová práva k budgetům:
Pro nastavení oprávnění práce s budgety, přejděte do Nastavení -> Role a oprávnění -> Role --> Vyberte Roli, nebo vytvořte novou.
U dané Role pak máte tyto možnosti nastavení:
Správa budgetů – Má plný přístup k tvorbě a úpravám.
Přiřazování dokumentů k budgetům – Má možnost propojit faktury, objednávky a účtenky s budgety.
Uživatel bez oprávnění vidí pouze omezené informace.
Notifikace na budgety
V nastavení notifikací, lze aktivovat notifikaci na přečerpání budgetů (celkové a měsíční).
Historie událostí:
Každá změna v budgetu u dokumentu, se zapisuje i do historie událostí daného dokladu, aby všechny změny byly průkazné.
Pokud jste nenašli, co jste hledali, neváhejte se na nás obrátit skrze chatovací bublinu ve wflow.com vpravo dole. 🤝