Wflow-Benutzerhandbuch

Wenn Sie ein neuer wflow-Benutzer sind, kann die Navigation im System schwierig sein. Dieser Artikel soll einem Anfänger die Nutzung des Systems erleichtern und bei einigen Aktivitäten helfen, die auf den ersten Blick vielleicht nicht intuitiv sind, wie zum Beispiel:

1) Hochladen des Dokuments

2) Dokumentenfluss

3) Dokumentenüberprüfung

4) Dokumentengenehmigung

5) Dokumentendetail

6) Kommentare

7) Filter, Spalten

8) Benachrichtigungen und persönliche Einstellungen

9) Technischer Support

Es gibt drei Möglichkeiten, ein Dokument in das System hochzuladen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen. Wählen Sie aus, wohin das Dokument hochgeladen werden soll und um welche Art von Dokument es sich handelt. Auf diese Weise ist es möglich, Dokumente nur in einen der Bereiche im System hochzuladen (Eingangsrechnungen, Belege...).

Die maximale Anzahl der auf diese Weise hochgeladenen Dokumente beträgt 50 Dateien mit einer maximalen Größe von 100 MB.

Um Dokumente automatisch oder manuell an wflow weiterzuleiten, können Sie Sammel-E-Mails verwenden und definieren. Diese Sammel-E-Mails werden vom Organisationsadministrator eingerichtet.

Wenn Dokumente an diese Adresse gesendet werden, werden sie automatisch als neue Datensätze in wflow erstellt. Durch die Einrichtung einer Weiterleitung von der ursprünglichen Adresse kann diese Aktivität automatisiert werden.

Sammel-E-Mails führen immer zu einem bestimmten Bereich in wflow. Durch die Erstellung mehrerer Sammeladressen können Dokumente beim Versand in die richtigen Bereiche sortiert und direkt beispielsweise in Eingangsrechnungen, Vorauszahlungen und Belege einsortiert werden.

Die maximale Anzahl der Anhänge einer E-Mail beträgt 20 mit einer maximalen Größe von 50 MB. Alle in der Nachricht enthaltenen Anhänge (Bilder, Logos, Signaturen usw.) werden auf dieses Limit angerechnet.

Wflow-Benutzer können auch den Scanner in der mobilen App nutzen.

Die mobile App kann sowohl für iOS als auch für Android heruntergeladen werden.

Nach dem Einloggen in die App gehen Sie zum Scanbereich. Hier können Sie wählen, ob Sie die Kamera Ihres Telefons verwenden oder bereits fotografierte Dokumente hochladen möchten.

Mit der App ist es möglich, mehrere Dokumente auf einmal hochzuladen und ihnen Kommentare und Buchhaltungsinformationen hinzuzufügen.

Abhängig von den Systemeinstellungen kann ein Dokument innerhalb seines Zyklus in wflow verschiedene Zustände durchlaufen. Ein Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann das Dokument dann bearbeiten, überprüfen und in die nächsten Phasen innerhalb der Grenzen eines festgelegten Workflows verschieben.

1) Neues Dokument - Dokumente, die neu hochgeladen oder erstellt wurden oder für die die Umlaufautomatisierung noch nicht gestartet wurde (z. B. aufgrund mehrerer PDFs in einem Datensatz). Sie enthalten keine aus dem Dokument ausgefüllten Daten.

2) Wartet auf Übermittlung zur Extraktion - Für dieses Dokument wurde der Extraktionsprozess gestartet, aber das Dokument wurde noch nicht zur Verarbeitung an Rossum gesendet. Wenn das Dokument in diesem Status verbleibt, liegt möglicherweise ein technischer oder formaler Fehler vor (z. B. nicht unterstütztes Format), andernfalls wird dieser Status automatisch weitergeleitet.

3) Fehler beim Senden zur Extraktion - Dieses Dokument wurde aufgrund technischer Schwierigkeiten oder einer fehlerhaften Dokumentdatei nicht gesendet.

4) Erfolgreich zur Extraktion gesendet - Die Dokumente wurden zur Verarbeitung an Rossum gesendet und werden nach und nach extrahiert. Wenn Dokumente über einen längeren Zeitraum in diesem Zustand verbleiben und nicht ausgelesen werden, wenden Sie sich bitte an den technischen Support.

5) Extrahiert/Ausgefüllt - Die Daten des Dokuments wurden mit Rossum extrahiert, aus dem ISDOC-Format hochgeladen oder das Dokument wurde manuell vom Benutzer ausgefüllt.

6) Zur Überprüfung gesendet - Diese Dokumente warten auf eine Überprüfung der in Rossum extrahierten Daten, eine Überprüfung der aus ISDOC geladenen Daten oder eine Überprüfung der Daten, die für direkt in wflow ausgestellte Dokumente ausgefüllt wurden. Wie Sie Dokumente überprüfen, erfahren Sie später in diesem Artikel.

7) Geprüft - Die Datenvalidierung wurde für das Dokument durchgeführt und es wartet auf die Genehmigung/Übermittlung an das Buchhaltungssystem.

8) Gesendet - Das Dokument wurde per E-Mail an den Lieferanten/Kunden gesendet. Dies wird bei der Ausstellung von Dokumenten direkt in wflow verwendet.

9) Wartet auf Übertragung an ERP - Es wurde angewiesen, die Dokumente in das Buchhaltungssystem hochzuladen, und sie warten darauf, je nach verwendetem ERP-System automatisch gesendet, manuell exportiert oder aus wflow geladen zu werden.

10) Fehler beim Senden an das ERP - Ein technischer oder formaler Fehler verhinderte die Eingabe des Dokuments in die Buchhaltungssoftware (z. B. falsche Dokumentenzeile oder Zahlungsmethode).

11) An ERP übertragen - Das Dokument wurde erfolgreich an das Buchhaltungssystem gesendet.

12) Teilgeliefert - Wird zur Überprüfung der erhaltenen Artikel bei Bestellungen verwendet.

13) Geliefert - Alle Artikel aus der Bestellung wurden erfolgreich geliefert.

Die Dokumentenüberprüfung erfolgt unter Meine Aufgaben -> Zur Überprüfung. Hier sehen Sie alle Dokumente, auf die der Prüfer Zugriff hat und die sich im Status "zu überprüfen" befinden. Nach dem Klick auf ein Dokument wird entweder die schwarze Rossum-Umgebung oder die wflow-Umgebung (im Falle des ISDOC-Formats) angezeigt, in der der Benutzer die Datenüberprüfung durchführt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, auf die Rossum-Umgebung zuzugreifen,

Entweder über den Bereich Meine Aufgaben - Zur Überprüfung auf der linken Seite des wflow-Arbeitsbereichs, indem Sie auf den Dokumentdatensatz klicken.

Klicken Sie im Dokumentendetail auf das Rossum-Symbol.

Wenn Sie in die schwarze Rossum-Umgebung wechseln, sehen Sie das zu prüfende Dokument auf der rechten Seite und die extrahierten Daten zur Überprüfung auf der linken Seite.

Wenn Sie auf ein Feld auf der linken Seite des Bildschirms klicken, erscheint eine Hilfslinie. Diese zeigt an, von welcher Stelle im Dokument das Programm die Information abgerufen hat, die es dann in das entsprechende Feld eingefügt hat.

Wenn ein Feld falsch extrahiert wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten zur Korrektur: Überschreiben Sie das Feld manuell oder markieren Sie das richtige Feld, indem Sie den markierten Bereich verschieben oder erweitern.

Wenn Sie eine völlig andere Stelle im Dokument auswählen müssen, drücken Sie die ALT- (Windows) / OPTION-Taste (MacOS). Dadurch werden alle Daten im Dokument hervorgehoben, sodass Sie beliebige Daten auswählen und in das gewählte Feld übertragen können.

Die Daten aus ISDOC werden vom System automatisch ausgefüllt und nur auf wflow-Ebene validiert. Durch Klicken auf das Dokument im Bereich Zur Überprüfung können Sie Informationen manuell korrigieren oder hinzufügen. Um das Dokument zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen am unteren Bildschirmrand.

Der zweite Teil des Bereichs Meine Aufgaben ist der Abschnitt - Zur Genehmigung. Hier sehen Sie alle Dokumente, die Sie im Freigabeprozess freigeben müssen.

Dokumente können aus der Übersicht oder aus ihren Details genehmigt/abgelehnt/zurückgegeben werden.

Die Rückgabe oder Ablehnung eines Dokuments erfordert einen Kommentar mit einer Erklärung. Sie können einen Benutzer in Ihrem Kommentar mit dem @-Symbol markieren.

Nachdem die Probleme behoben wurden, ist derselbe Benutzer, der das Dokument zurückgegeben oder abgelehnt hat, derjenige, der das Dokument im Freigabeprozess weiterleitet.

2. Abhängig von den Dokumentenzugriffseinstellungen können Sie auch den Bereich Alle Genehmigungen verwenden, der alle Dokumente anzeigt, für die ein Genehmigungsprozess aktiv ist und auf die Sie Zugriff haben.

Nach dem Klick auf ein Dokument in der Übersicht aller Dokumente wird eine Seite mit dessen Details angezeigt. Hier finden Sie alle Informationen über das Dokument.

1) Im linken Teil können Sie die Felder mit der Dokumentenhistorie, Validierungen (Warnungen und Fehler), Kommentaren anzeigen oder den Bereich Dokumentenpositionen ein- oder ausblenden.

2) Im mittleren Teil sehen Sie die extrahierten, abgerufenen oder ausgefüllten Daten aus dem Dokument. Sie sind in mehrere thematische Unterabschnitte unterteilt, die Sie nach Ihren Wünschen frei per Drag-and-Drop verschieben können.

3) Im linken Teil finden Sie das Dokumentenvorschaufenster und darunter die Liste der Positionen. In der oberen rechten Ecke können Sie das Dokument entsperren und optional die Schaltfläche für weitere Optionen verwenden, wo Sie je nach Ihren Benutzerrechtseinstellungen weitere Aktionen mit dem Dokument durchführen können.

Der Kommentarbereich bezieht sich ebenfalls auf das Dokumentendetail. Kommentare werden verwendet, um das Dokument zu diskutieren. Sie können mit dem @-Symbol eines anderen Benutzers oder eines Benutzerteams versehen werden.

Kommentare sind Teil des Audit-Trails und können nicht entfernt werden.

Wenn Sie einen Benutzer markieren, wird dieses Dokument unter Meine Aufgaben -> Kommentare angezeigt. Nach dem Markieren des Benutzers und dem Lösen der Situation durch Klicken auf die Schaltfläche Erledigen, zeigt der Benutzer seine Aktivität an und das Dokument erscheint nicht mehr im Kommentarbereich.

Starten Sie die Filterung, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem "Trichter"-Symbol neben der Suchleiste klicken. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um Kriterien für die Filterung auszuwählen. Es ist möglich, mehr als ein Feld gleichzeitig auszuwählen. Nachdem Sie die Kriterien für die Filterung ausgewählt haben, klicken Sie auf Filter anwenden. Sie können den Filter auch für die zukünftige Verwendung speichern.

Für erweiterte Filteroptionen klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweiterte Filterung".

Im folgenden Fenster können Sie aus der Liste der Felder ein beliebiges Attribut und eine Filterbedingung auswählen. Sie können auch mehrere Bedingungen auf einmal auswählen. Die Filterbedingungen werden gleichzeitig angewendet.

Um einfacher mit Dokumenten zu arbeiten, können Sie die Anzeige von Daten in der Dokumentenübersicht anpassen. Klicken Sie auf das Spalteneinstellungssymbol auf der rechten Seite.

Sie können dann definieren, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen, indem Sie die Spalten von einer Seite zur anderen verschieben (von inaktiv zu aktiv und umgekehrt). Um die Spaltensuche zu erleichtern, verwenden Sie die Suchleiste am oberen Rand des Fensters.

Unter Mein Profil können Sie die Sprache der Anwendung definieren, in der Sie arbeiten möchten.

Dieser Abschnitt definiert E-Mail-Benachrichtigungen für Ereignisse in der Organisation. Der Benutzer erhält einmal täglich nachts Benachrichtigungen an die E-Mail-Adresse, die Ihr wflow-Login ist.

Benachrichtigungen müssen für jede Organisation, der Sie angehören, individuell eingestellt werden, und die Einstellungen können unterschiedlich sein.

Bei Schwierigkeiten mit der Arbeit in wflow wenden Sie sich bitte an den technischen Support über die Chat-Blase in der unteren rechten Ecke. Ihnen werden einige qualifizierende Fragen gestellt, um uns zu helfen, Ihre Anfrage besser zu beantworten. Sie werden dann zu zusätzlichen Artikeln aus dem Hilfebereich oder zur Kontaktaufnahme mit einem Techniker weitergeleitet.

Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝