Für Zeitstempel nutzen wir die Dienste der Zertifizierungsstelle PostSignum (Tschechische Post), die mit der EU-Verordnung eIDAS konform sind. Als Teil unseres vertrauenswürdigen elektronischen Archivs sind Zeitstempel für wflow-Benutzer kostenlos.
In diesem Artikel erfahren Sie:
Was ist ein Zeitstempel und warum sollte man ihn verwenden?
Ein Zeitstempel garantiert, dass die angegebenen Daten in elektronischer Form zu einem bestimmten Zeitpunkt in dieser Form existierten. Die in Dokumenten aufgezeichnete Systemzeit ist leicht manipulierbar. Nur ein Zeitstempel liefert Ihnen einen unanfechtbaren Beweis dafür, wie Ihr Dokument in dem Moment aussah, als Sie es gestempelt haben.
Mehr über Zeitstempel erfahren Sie auf der Webseite der Tschechischen Post.
Wie erstellt man einen Zeitstempel in wflow?
Aus der Dokumentenübersicht:
Gruppenweise oder einzeln durch Klicken auf weitere Optionen auf der rechten Seite.
Aus der Dokumentendetailansicht:
Sie können einen Zeitstempel auch in der Übersicht der angehängten Dokumente unter der Dokumentenvorschau anwenden, indem Sie auf das graue Stempelsymbol klicken. Nach dem Stempeln können Sie Informationen über den Zeitstempel anzeigen, indem Sie auf das Stempelsymbol klicken, das dann blau gefärbt ist:
Informationen über den Zeitstempel:
Stempel in Veranstaltungen sichtbar:
Zu welchem Zeitpunkt sollten Dokumente gestempelt werden?
Aus gesetzlicher Sicht können Sie den Zeitstempel jederzeit während der Bearbeitung des Dokuments verwenden, bevor Sie es an die Buchhaltungssoftware (ERP) senden.
Wenn Sie das Stempeln automatisieren möchten (Anweisungen finden Sie unten), können Sie in wflow aus 2 Optionen wählen:
a. Sofort nach Erhalt eines neuen Dokuments in wflow
b. Vor dem Senden des Dokuments an das ERP
Anzeige des Zeitstempels in der Übersicht
Wenn Sie einen Überblick darüber haben möchten, welche Dokumente gestempelt wurden, fügen Sie das Element "Gestempelt" zu den aktiven Spalten hinzu. Für Dokumente mit einem Zeitstempel wird ein blaues Symbol angezeigt.
Wie man die Erstellung eines Zeitstempels automatisiert
Für verschiedene Dokumententypen können Sie die automatische Erstellung eines Zeitstempels einrichten, entweder nach der Erstellung des Dokuments oder nach dessen Genehmigung.
Diese Funktion ist in den Preisplänen Business und Enterprise enthalten.
Zusätzlich zu Zeitstempeln können Sie auch qualifizierte elektronische Signaturen verwenden.
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝