Pro komunikaci s Peppol sítí využíváme Access Point Peppoš.
V tomto článku se dozvíte:
Registrace organizace
Pokud chcete ve Wflow začít odesílat nebo přijímat faktury přes Peppol síť, musíte nejdřív zaregistrovat svou organizaci.
Registraci k Peppolu provedete následovně:
Otevřete Nastavení → Integrace → Peppol e-fakturace. Spravovat registraci mohou jen administrátoři organizace.
Na úvodní stránce klikněte na tlačítko k registraci.
Krok 1 – Potvrzení údajů: Zkontrolujte a potvrďte údaje organizace (právní název, adresa, IČ, IČ DPH, DIČ, telefon, e-mail) a odsouhlaste podmínky. Wflow založí participanta u Access Pointu Peppoš.
Krok 2 – KYC (ověření identity): Pokud vás Wflow ověřilo před začátkem registrace, tento krok je již hotový a můžete pokračovat.
Pokud ještě neproběhlo, vyberte způsob ověření. Ověřit vás můžeme zatím manuálně nebo od 1.9. bude možné provést ověření přes platbu z účtu plátce a e-identitu jednatele.
Krok 3 – Registrace do platformy Finanční správy SR:
Tento krok se zobrazí nebo je přeskočen v závislosti na vybraném režimu.
Odesílání i příjem – systém nejdřív ověří, že organizace nemá příjem registrovaný u jiného poskytovatele. Pokud nemá, budete přesměrováni pro dokončení registrace na platformě Finanční správy SR.
Pouze odesílání – zápis do Peppolu bude umožněný rovnou i bez platformy Finanční správy.
Krok 4 – Registrace do Peppol
Finální potvrzení a registrace do sítě Peppol.
Po dokončení se organizaci vytvoří a přiřadí Peppol ID a odemkne se Peppol pošta (přijatá i odeslaná, nebo jen odeslaná podle zvoleného režimu).
Změna nebo ukončení registrace
Po dokončení registrace vidíte v nastavení své Peppol ID, kontaktní údaje a aktivní režim. Tlačítkem Změna registrace přepnete mezi režimy Odesílání a příjem a Pouze odesílání, nebo registraci úplně ukončíte. Změna i ukončení proběhnou okamžitě.
E-mailové notifikace o Peppol zprávách nastavíte v sekci E-mailové notifikace.
Důležité: Příjem dokumentů jde doplnit i později. Organizace registrovaná jen pro odesílání projde registrací na platformě Finanční správy SR a zápisem do Peppolu pro příjem dodatečně.
Poznámka: Pokud je Peppol ID vaší organizace už registrované u jiného poskytovatele, zobrazí se jeho název. V takovém případě kontaktujte tohoto poskytovatele, požádejte o zrušení registrace a pak se vraťte registraci ve Wflow dokončit. Pokud chcete po ukončení registrace ve Wflow dál přijímat dokumenty, musíte se zaregistrovat u jiného poskytovatele nebo registraci ve Wflow obnovit.
Jak odeslat dokument přes Peppol
Pokud chcete odeslat vystavený dokument, například fakturu nebo dobropis, partnerovi přes Peppol síť namísto e-mailem, postupujte takto.
Vytvořte dokument ve Wflow jako obvykle a klikněte na Odeslat.
Pokud je partner v Peppol síti, v dialogu Odeslat dokument se vedle volby „Odeslat e-mailem" objeví i volba „Odeslat přes Peppol".
Vyberte „Odeslat přes Peppol". Zkontrolujte Peppol ID partnera – Wflow ho dohledá automaticky podle IČ nebo DIČ, případně ho vytáhne z karty partnera. Peppol ID jde i ručně upravit.
Zkontrolujte přílohy k dokumentu, doplňte případnou poznámku pro příjemce a zvolte, zda ho chcete notifikovat i e-mailem.
Pokud se zobrazí chybová hláška, například že součet položek nesedí s finálním součtem, opravte dokument podle hlášky.
Potvrďte odeslání. Wflow odešle skrze Peppoš Access point do Peppol sítě.
Důležité: Pokud partner v Peppol síti není, Wflow to pozná a nabídne odeslání e-mailem místo Peppolu.
Důležité: Po odeslání a nahlášení Finanční správě už dokument nelze upravit ani přepsat! Případnou opravu řešíte opravným daňovým dokladem, který se odesílá stejnou cestou. Jde o princip e-fakturace, ne o omezení Wflow.
Poznámka: Stavy zpracování dokumentu u protistrany (pokud je protistrana odesílá) se zobrazují na Peppol kartě dokumentu.
Jak funguje příjem dokumentů přes Peppol
Pokud vám partner pošle fakturu přes Peppol síť, co se s ní ve Wflow stane a kde ji najdete.
Příchozí Peppol zpráva ve Wflow automaticky vytvoří dokument. (Zatím takto automaticky Wflow zakládá daňové doklady. Ale v budoucnu budeme pracovat i s objednávkami a dalšími typy dokumentů.)
Dokument se dál chová jako každý jiný přijatý dokument. Tj může projít schvalovacím workflow, párováním s objednávkou, zaúčtováním i archivací v závislosti na vašem nastavení oběhu dokladů.
U dodavatele i odběratele se u dokumentu navíc zobrazí jejich Peppol ID.
Všechny Peppol zprávy najdete v Peppol Poště, který má záložky Doručené, Odeslané a Archiv. U každé zprávy vidíte stav, typ Peppol dokumentu, partnera, datum a poslední akci.
Poznámka: Wflow umí odesílat stavy zpět odesílateli. Zatím v to jde manuálně kliknutím na ikonu dalších akcí (tři tečky) u zprávy v Peppol Pošta. Připravujeme nastavení automatického posílání stavů dle akcí ve Wflow.