Ve spolupráci s Českou spořitelnou, nabízí wflow možnost platebních karet a účtu České spořitelny, díky kterým budete mít snadnou a rychlou kontrolu nad výdaji vašich zaměstnanců.

V kombinaci s mobilní aplikací wflow pak zajistíte i efektivní předávání dokladů, za tyto výdaje.

V tomto článku se pak dozvíte:

1) Co je potřeba pro zavedení tohoto řešení

2) Jak se orientovat v přehledu účtů a jednotlivých uživatelů karet

3) Jak se orientovat v přehledu výdajů

4) Jak s výdaji a doklady pracovat v mobilní aplikaci

Celé karetní řešení funguje výhradně s kartami od České spořitelny. Pro využití funkcionality tedy musíte připojit do aplikace váš běžný firemní účet České spořitelny, na kterém máte navázané karty.

Jak požádat v bankovnictví České spořitelny novou kartu, se můžete dočíst v tomto článku.

V případě, že nemáte účet u České spořitelny, kontaktujte nás prosím, abychom s vámi prošli možný postup.

Připojit účet můžete proklikem na položku "Zaměstnanecké výdaje" v navigačním menu.
​

Po kliknutí na "Připojit " vás odkážeme na portál bankovnictví České spořitelny, kde potvrdíte přístup k účtu. Následně dostanete výzvu pro volbu, k jakým účtům chcete wflow povolit přístup.

​Důležité: Pokud máte ve wflow více organizací, které budete chtít napojit na účty od České spořitelny, je nutné v tomto kroku povolit všechny účty, které bude chtít napojit i na další organizace ve wflow.

Následně se můžete vrátit do wflow, kde bude třeba v záložce "Zaměstnanecké výdaje" projít krátkým průvodcem napojení.

V prvním kroku zvolíte, jaké z účtů jsou relevantní k organizaci, ve které napojení provádíte. Tyto účty následně budou k dispozici v aplikaci, ostatní nevybrané se budou dále ignorovat.

Dále nastavíte uživatele, kteří mají získat přístup ke staženým datům. Vybraní uživatelé uvidí informace o účtech (zůstatek účtu, číslo účtu, název a měnu účtu), všechny karty připojené k účtu a také kompletní seznam transakcí navázaných na tyto karty.

Uživatelé, kterým specificky nenastavíte přístup tyto informace neuvidí. Oprávnění je tedy vhodné pro osoby z finančního oddělení či management.
​

V posledním kroku máme možnost volby, zda chcete stáhnout historii transakcí (stahuje se vždy od 1. kalendářního dne daného měsíce. Tato volba je tedy relevantní pouze v případě, kdy na účtu již máte proběhlé transakce na kartách za aktuální kalendářní měsíc.

Sekce účty a karty je přístupná pouze pro vlastníka (disponenta) připojení, případně osoby, které vlastník připojení autorizuje.
​
V této sekci najdete všechny připojené účty a k nim navázané karty. Aby karty byly aktivní, je třeba kartu přiřadit správnému uživateli.

Přiřazením karty uživateli vybraný uživatel získá oprávnění k informacím k kartě a také ke všem transakcím vázaným na tuto kartu. Předtím než kartu přiřadíte k uživateli, ke stažení transakcí nebude docházet.

Proklikem na řádek karty se zobrazíte detail karty a její nastavení.

Kromě informací o kartě uvidíte nastavené limity. Limity jsou ve wflow pouze informativní, pro nastavení je třeba přejít do internetového bankovnictví ČS.

V rámci nastavení karty definujete :
​

a) typ dokumentu do kterého se ve wflow se mají zakládat účtenky či faktury naskenované k transakcím.

b) výchozí hodnotu pro nákladové objekty a způsob platby. Tyto hodnoty se použijí jako výchozí pro dokumenty k výdajům navázaných na tuto kartu.

c) povinnost pro dodání dokladů k výdajům. V případě, že je vynucené nahrání dokladů k výdajům, má držitel povinnost nahrát ke všem výdajům i snímek s dokladem.

Pod záložkou zaměstnanecké výdaje naleznete všechny výdaje napříč organizací. Můžete je dále filtrovat podle stavu dodání dokladu, karty měny či účtu.

Pohled držitele karty

Každý držitel karty automaticky získá přístup k informacím o svých kartách a všech výdajům, které jsou na tyto karty navázané.
​
V sekci "Přehled" jsou zobrazené karty vč. informací o limitech a také výdaje, které ještě nemají dodané doklady.
​
Sekce výdaje pak umožňuje držitelovi karty nahlížet na všechny vlastní výdaje vázané na kartu.
​

Mobilní aplikace je efektivní nástroj pro držitele karet, kde najdou aktuální přehled nad svými výdaji a jejich stavem z pohledu schvalování.

Držitel také přes mobilní aplikaci přijde push notifikace ihned po platbě kartou u obchodníka či online jako výzva k nahrání dokladu. ​

Scanner automaticky detekuje hrany dokladu a ořízne pozadí, možnost korekce snímku. ​

​Po naskenování dokladu má držitel karty možnost doplnit k výdaji dodatečné údaje či přiřadit nákladové objekty. ​