Dieser Artikel beschreibt die Aktionen, mit denen die Parameter einzelner Datensätze in wflow geändert werden können. Wie zum Beispiel:
Entsperren und Sperren
Das Dokument kann auf zwei Arten entsperrt und gesperrt werden
Klicken Sie in der Dokumentendetailansicht in der oberen rechten Ecke auf das Schlosssymbol.
Aus der Dokumentenübersicht (als Gruppe oder einzeln). Wählen Sie in der Dokumentenübersicht die Dokumente aus, die Sie entsperren möchten. Dann klicken Sie auf das Schloss-Symbol in der Dropdown-Leiste.
Änderung der Art und des Typs eines Dokuments
Wählen Sie in der Dokumentenübersicht die Dokumente aus, die Sie in einen anderen Typ oder eine andere Art verschieben möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol zum Verschieben von Dokumenten in der aufklappenden Leiste. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Bereich auswählen können, in den Sie die Dokumente verschieben möchten.
Wenn Sie Dokumente zwischen Rechnungen und Belegen verschieben, können die extrahierten Daten dieser Dokumente erhalten bleiben. Um die Daten zu erhalten, wählen Sie die Option - Dokumentdaten beibehalten.
Verknüpfen und Zusammenführen von Dokumenten
Verknüpfen
Sie können ein Dokument aus seiner Detailansicht mit einem anderen Dokument verknüpfen. Nachdem Sie auf das Dokument geklickt haben, suchen Sie den Abschnitt Verknüpfte Dokumente. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um ein Fenster anzuzeigen, in dem Sie den Dokumententyp und dann das spezifische Dokument auswählen können, das mit dem Dokument verknüpft werden soll.
Dokumente zusammenführen
Sie können zwei oder mehr Dokumente aus der Dokumentenübersicht zu einem einzigen Datensatz zusammenführen. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie zusammenführen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokumente zusammenführen“. Sie werden dann aufgefordert, das primäre Dokument auszuwählen, in das die Dokumente zusammengeführt werden sollen. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Dokumente zusammenführen“ werden die Dokumente zusammengeführt und ein kombinierter Datensatz erstellt.
Massenänderungen von Buchhaltungsfeldern
Um die Buchhaltungsfelder von Dokumenten massenweise zu ändern, wählen Sie die von der Änderung betroffenen Dokumente in der Dokumentenübersicht aus. Klicken Sie dann in der aufklappenden Leiste auf das Buchhaltungssymbol. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die gewünschten Werte für die einzelnen Felder auswählen können.
Senden von Dokumenten zur Datenextraktion, Überprüfung, an ERP
Diese Dokumentenaktionen können wiederum auf zwei Arten durchgeführt werden.
Aus der Dokumentendetailansicht in der oberen rechten Ecke
Durch Klicken auf das Symbol für weitere Werkzeuge (drei Punkte).
Aus der Dokumentenübersicht (Massenweise und einzeln)
Wählen Sie in der Dokumentenübersicht die Dokumente aus, für die Sie die Aktionen durchführen möchten. Klicken Sie dann erneut auf das Symbol für mehrere Optionen (drei Punkte) in der aufklappenden Leiste.
Herunterladen und Exportieren von Dateien
Es gibt mehrere Optionen in wflow, um Dokumente herunterzuladen:
Aus der Dokumentenübersicht
Um Dateien herunterzuladen, wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus, die Sie herunterladen möchten, und drücken Sie die Herunterladen-Schaltfläche.
Wählen Sie dann in dem neuen Fenster aus, ob Sie nur die Hauptdateien oder alle Dateien herunterladen möchten. Die maximale Anzahl von Dokumenten, die auf diese Weise heruntergeladen werden können, beträgt 80. Die Dateien werden heruntergeladen und als ZIP-Datei komprimiert.
Aus der Dokumentendetailansicht
Nach dem Klicken auf die Dokumentendetailansicht können Sie den gesamten Datensatz erneut im ZIP-Archiv herunterladen, oder Sie können einzelne Dateien herunterladen, wenn Sie nur einige spezifische Dateien des Dokuments herunterladen möchten.
Export von Dokumenten
Ein Benutzer, dessen Rolle das Recht zum Exportieren von Dokumenten hat, kann diese Option ebenfalls verwenden.
Exportieren Sie Dokumente, indem Sie auf die Export-Schaltfläche im horizontalen Menü klicken. Hier können Sie aus voreingestellten Exporten wählen oder Ihren eigenen Export definieren.
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝