Benutzer
Einen neuen Benutzer hinzufügen
Klicken Sie im linken Menü auf Einstellungen → Benutzer → Benutzer hinzufügen
Ein neues Fenster wird geöffnet. Gehen Sie dabei wie folgt vor::
Benutzername (E-Mail)
Optional - Rolle auswählen (funktioniert wie ein Benutzerrechte-Paket) und Team (Wird für die Genehmigung verwendet)
Zugriff auf Dokumententypen.
Der Zugriff auf Dokumente kann für die ganze Gruppe oder für jeden Typ einzeln ausgewählt werden.
Für jeden Dokumententyp legen Sie fest, ob der Benutzer alle Dokumente sehen soll oder nur diejenigen, die er hochgeladen hat oder die Teil seines Freigabeprozesses sind.
6. Speichern Sie die Zugriffseinstellungen und senden Sie die Einladung an die angegebene E-Mail-Adresse.
Einen Benutzer löschen, duplizieren
Sie können Benutzer über das Symbol „Weitere Optionen“ auf der rechten Seite des Bildschirms löschen oder duplizieren.
Sie können die Duplizierungsfunktion verwenden, wenn Sie einen weiteren Benutzer hinzufügen, der die gleichen Rechte haben und denselben Teams angehören soll wie ein bestehender Benutzer.
Gelöschte Benutzer werden aus allen Teams entfernt, in denen sie Mitglied waren. Die Aufzeichnung ihrer Aktionen bleibt in den Audit-Trails der Dokumente erhalten (Genehmigungen, Dokumentenbearbeitungen usw.).
Rollen (Benutzerrechte-Paket)
Rollen werden verwendet, um Benutzerrechte zu definieren und festzulegen. Wenn sich die individuellen Benutzerrechte unterscheiden, müssen Sie für jeden Benutzer eine Rolle erstellen. Wenn sie gleich sind, können mehrere Benutzer eine Rolle verwenden. Gleichzeitig kann jedem Benutzer mehrere Rollen zugewiesen werden.
Um diese Rechte festzulegen, gehen Sie zur Registerkarte Rolle -> Rollen hinzufügen.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Namen der Rolle definieren und entsprechende Benutzer hinzufügen.
Sie können dann aus den einzelnen Rechtebereichen auswählen. Sie können jeden Bereich immer als Ganzes auswählen oder nur die einzelnen Berechtigungen aus diesem Bereich verwenden.
Mannschaften
Teams werden in Freigabeprozessen verwendet, wenn Sie ein Dokument von einem der Benutzer in der Liste genehmigen lassen müssen, es aber keine Rolle spielt, welcher Benutzer das Dokument genehmigt. Ein Benutzer kann gleichzeitig Mitglied in mehreren Teams sein.
Um diese Berechtigungen festzulegen, gehen Sie zur Registerkarte Mannschaften -> Bilden Sie ein Team.
Geben Sie in dem erscheinenden Fenster einen Teamnamen ein und fügen Sie Benutzer hinzu.
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝