Vor der Ausstellung der ersten Bestellung:
Die Ausstellung von Bestellungen ist eine Funktion in wflow, die für den Business-Tarif (oder höher) verfügbar ist. Wenn Sie an der Ausstellung von Bestellungen interessiert sind und einen anderen Tarif nutzen, wenden Sie sich bitte an unsere Vertriebsmitarbeiter.
Bevor Sie mit der Ausstellung von Bestellungen in wflow beginnen, überprüfen Sie die folgenden Informationen:
Organisationsprofil
Wenn Sie Bestellungen in wflow ausstellen möchten, müssen Ihre Organisationsinformationen unter Einstellungen -> Organisationsprofil ausgefüllt sein.
Dokumentennummerierung
Es ist notwendig, mindestens eine Nummernfolge für Bestellungen zu erstellen. Sie werden dann bei ihrer Erstellung und Archivierung durch diese Folge identifiziert.
Im Abschnitt Codebücher verwalten -> Automatische Dokumentennummerierung - Sequenzen, fügen Sie eine neue Nummernfolge für den Dokumententyp Auftrag hinzu.
Die Nummernserie besteht aus einem festen Teil, der links oder rechts stehen kann, und einem Zähler, der auf eine beliebige Anzahl von Ziffern ausgerichtet ist.
Wenn Sie beispielsweise den festen Teil auf "42FT" setzen und links ausrichten, dann die Ausrichtung auf 5 Ziffern einstellen und das Zählerfeld auf 0 lassen, wird die erste ausgestellte Auftrag mit der Nummer 42FT00001 erstellt.
Als Nächstes müssen Sie auch überprüfen, ob Sie den Dokumententyp Auftrag korrekt erstellt und eingerichtet haben. Gehen Sie im Bereich Einstellungen zum Unterabschnitt Dokumententypen.
Der Dokumententyp muss auf Auftrag eingestellt sein. Optional können Sie auch die automatische Nummerierung auf eine zuvor erstellte Sequenz einstellen.
Eine Bestellung ausstellen
Jetzt können Sie Ihren ersten Autrag erstellen.
Klicken Sie im entsprechenden Dokumententyp auf Dokument hinzufügen. Nach der Bestätigung wird das Bestellformular zur Auswahl eines Lieferanten, einer Nummernserie und anderer grundlegender Informationen angezeigt.
Im nächsten Menü wählen Sie den Lieferanten, die Nummernserie und andere notwendige, mit einem Sternchen markierte Daten aus.
Sie können auch Artikel (auf deren Grundlage die Umsatzsteuerzusammenfassung automatisch berechnet wird) und andere notwendige Daten oder Details hinzufügen.
Wenn Sie die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen haben, können Sie den Auftrag erstellen, indem Sie oben rechts auf den blauen Button Erstellen Sie eine Bestellung klicken.
Als Nächstes wählen Sie eine Druckvorlage für den Auftrag aus und generieren Sie das Dokument.
Die Wahl der Druckvorlage beeinflusst das Aussehen des PDFs und möglicherweise die Sprache des Dokuments, je nach Ihrer Wahl.
Anschließend wird das Dokument im Detail angezeigt. Hier können Sie überprüfen, ob alle Daten korrekt sind, und das Dokument dann oben rechts bestätigen.
Der Auftrag kann im PDF-Format heruntergeladen oder direkt von wflow an den Kunden gesendet werden.
Bestellungsrevision
Wenn der Auftrag irrtümlich bestätigt wurde oder wenn die Daten auf dem Dokument geändert werden müssen, können Sie sie durch Klicken auf die Schaltfläche Überarbeiten bearbeiten.
Wichtig: Das Dokument kann nicht überarbeitet werden, wenn es gesperrt ist oder sich bereits im Freigabeprozess befindet.
Der Auftrag wird dann in der Dokumentenbibliothek archiviert.
Einstellung des Bestellverhaltens und des Abgleichs
Unter Einstellungen -> Allgemein haben Sie die Möglichkeit, den Abgleich für ausgestellte Aufträge einzurichten, oder genauer gesagt, für das Paaren von empfangenen Rechnungen mit ausgestellten Aufträge.
Die Abgleichoptionen finden Sie im Abschnitt Dokumentensortierung und -abgleich, nachdem Sie die Option Bestellungen und erhaltene Rechnungen automatisch abgleichen aktiviert haben.
Wenn Sie nicht gefunden haben, wonach Sie gesucht haben, kontaktieren Sie uns gerne über die Chat-Button unten rechts. 🤝