Administrátor wflow má z podstaty své role možnost upravit veškeré dokumenty a nastavení. V jeho kompetencích je jak správa samotných dokladů, tak i správa uživatelů, přístupů, schvalování a nastavení automatizace.

Tento článek má za cíl pomoci novému správci, zorientovat se v základních možnostech a variantách nastavení organizace jako jsou:

1) Profil organizace

2) Uživatelská oprávnění

3) Nastavení vytěžování a integrací

4) Nastavení automatizace oběhu dokladů

5) Nastavení schvalování

Slouží k doplnění fakturačních údajů a nastavení některých parametrů chování systému.

Systém wflow je napojen na ARES, tedy pro usnadnění zadání fakturačních údajů, postačí vyplnit IČ organizace a zbytek bude automaticky doplněn.

Pokud chcete odesílat zprávy nebo doklady přímo z prostředí wflow, vyplňte pole e-mail. Ten je následně využit jako adresa odesílatele pří jejich zasílání.

Pro práci s kurzovním lístkem při schvalování dokladů je nutno uvést výchozí měnu.

V profilu organizace máte několik možností, jak upravit chování systému.

Funkci automatického třízení dokladů do organizací, je pak nutno mít aktivovanou ve všech organizacích v rámci kterých má fungovat.

Více o jednotlivých funkcích se dozvíte v náhledových oknech nápovědy v této sekci.

Nastavení uživatelských oprávnění naleznete v Nastavení -> Uživatelé a oprávnění

Jednotlivým uživatelům wflow můžete nastavit celou řadu práv a oprávnění, podle toho jak potřebujete, aby v systému působili.

Tato sekce je rozdělena na tři podkategorie:

Uživatelé

Zde můžete přidat nové uživatele. Odebrat nebo upravit stávající uživatele, případně stávajícího uživatele duplikovat a tím urychlit nastavení uživatele nového, pokud by se mělo shodovat.

Role

Rolí se myslí samotné nastavení jednotlivých oprávnění. Každý uživatel může mít svou unikátní roli, nebo lze jednotlivé vytvořené role využít pro více uživatelů, pokud by se jejich oprávnění měly shodovat. Uživatel může mít přiřazeno i více rolí.

Týmy

Týmy využijete při schvalování, pokud v rámci schvalovací cesty potřebujete, aby doklad schválil například kdokoliv z Účetního oddělení, ale nezáleží na konkrétním uživateli. Každý uživatel může být členem více týmů.

Tým také využijete v rámci schvalování v případě potřeby zastoupení v nepřítomnosti. Do stávajícího týmu přidejte uživatele, který bude po dobu nepřítomnosti, doklady schvalovat.

Naleznete v Nastavení -> Integrace

Pro nastavení služby Rossum přejděte do podsekce Vytěžování. V poli Poskytovatel vyberte volbu - ROSSUM (přímá integrace wflow.com) (1)

Pokud si přejte, aby systém Rossum predikoval na základě minulých dokladů pole účtování. Aktivujte tuto volbu. (2).

Následně je třeba definovat, které druhy dokladů, budete zpracovávat a zda si u nich přejte vytěžovat i řádkové položky. (3)(4).

Wflow lze propojit v rámci otevřeného API konektoru s množstvím externích systémů. Kompletní API dokumentaci naleznete zde.

Zároveň máte možnost využít Marketplace integrací, kde naleznete již předpřipravené scénáře komunikace mezi wflow a populárními systémy a úložišti.

Jak využít tyto scénáře se dozvíte v sekci Integrace v Centru nápovědy.

Pro jednotlivé druhy dokladů, lze vytvořit odlišné scénáře automatizace, dle toho jak jsou tyto doklady ve vaší společnosti zpracovávány.

Pro vytvoření těchto scénářů, přejděte do Nastavení -> Automatizace workflow. (1)

Zde budete vyzváni k vytvoření nové automatizace. (2)

Následně doplníte název a popis dané workflow (1) a typy dokumentů, které bude toto nastavení workflow zpracovávat (2). Dané typy dokladů je nutno mít vytvořeno v sekci Typy dokumentů.

Následně definujete akce, které si přejete aby se u dokumentu v rámci jeho oběhu udály. Těmito akcemi mohou být: Vytěžení, Kontrola dat, Odesílání do ERP (1). Všechny tyto akce mohou být spuštěny manuálně, nebo automaticky v závislosti na nastavení (2).

Samotná automatizace pak může podléhat ještě dalším podmínkám v závislosti na pokročilém nastavení (3).

Speciální akcí s komplikovanějším nastavením, je pak schvalování, které je popsáno v následujících odstavci.

Nastavení schvalovací cesty má dvě fáze.

Vytvoření schvalovací cesty:

Schvalovací cestu vytvoříte v Nastavení -> Schvalovací cesty (1) ->

Přidat schvalovací cestu (2).

Následně doplňte název dané cesty (3), Uživatele či týmy, kteří jsou její součástí a úroveň na které se nachází (4). Volitelně můžete také omezit schvalování dokladu s validační chybou pro některou z úrovní (5).

Pokud chcete využít schvalovací cestu pro nastavení přístupu uživatelů k dokladům, aniž by sami schvalovali, například při potřebě kontroly schvalovacího procesu. Přejděte na kartu Přístup (1) a zde přidejte příslušné uživatele nebo týmy (2).

Přiřazení schvalovací cesty:

Poté co vytvoříte schvalovací cestu, je třeba ji přiřadit do vámi vytvořených scénářů automatizace.

Přejděte opět do Nastavení -> Automatizace workflow a vyberte danou workflow.

Následně vyberte tlačítko schvalování ve fázi, kde si přejte doklady schvalovat (1). Následné podmínky na základě, kterých lze schvalování přiřadit se liší v závislosti na vybrané fázi.

Následně vyberete zda má být schvalování přiřazováno manuálně, či automaticky.

V případě automatického přiřazení budete vyzváni k výběru schvalovací cesty (1) a operátorů na základě kterých k přiřazení dojde (2).

V tomto příkladu bude automaticky přiřazena schvalovací cesta Marketing a to ve fázi po vytěžení dokladu. Podmínkou pro přiřazení této cesty je pak Středisko. Obdobným způsobem pak nastavíte i podmínky pro další schvalovací cesty. Při přiřazování si můžete vybrat z celé řady podmínek, tak aby doklady byly třízeny správným schvalovatelům.

V případě jakýchkoliv potíží s nastavením wflow obraťte se na technickou podporu pomocí bubliny chatu v pravém dolním rohu. Budete vyzváni k zodpovězení několika kvalifikačních otázek, které nám pomáhají lépe zodpovědět váš dotaz. Následně dojde k odkazu na další články ze sekce nápovědy, nebo ke kontaktu technika.